|
Brev, e post og faks frå Modalen kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalda logo, arkivkode og journalnummer og dei andre kjenneteikna. Dokument som er unnateke offentleg innsyn, skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem. Elektronisk arkiv
Ny sak
Sakshandsamar skal oppretta sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å laga ny sak i systemet skal fylgjast.
Sakshandsamar skal
- knyta saka til rett arkivdel og føra på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med Arkivtenesta.
- utføra offentlegvurdering og påføra lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.
- føra på referansar og eventuelt knyta saka til prosjekt. Dersom ein ynskjer å etablera eit nytt prosjekt til saka skal ein ta kontakt med Arkivtenesta.
Sakshandsamar skal melda til Arkivtenesta når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalpostane vera avskrivne. Dersom sakshandsamar ynskjer å opna ei avslutta sak skal ein kontakte Arkivtenesta.
- Svara på journalpost / oppretta utgåande brev
- Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal fylgjast.
- Sakshandsamar skal ogføra på mottakarar og kopimottakarar
- føra på dokumenttype
- utføra offentlegvurdering og påføra lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med leiar
- inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R (reservert)
Når dokumentet er ferdig til ekspedering skal det markerast som ferdigstilt med status F av sakshandsamar. Denne ekspederer brevet, og legg det til utgåande post. Sakshandsamar skal avskriva alle journalpostar som vedkomande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.
Utgåande e-post
Sakshandsamar skriv og adresserar utgåande e-post.
Interne dokument og notat
Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet, nyttar ein dokumenttypane X og N. Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar ekspederer notatet som e-post eller legg det til utgåande post. |