|
MODALEN KOMMUE RUTINE FOR handsaming AV POST/DOKUMENT Mottak og sortering av post Kundetorget/dokumentsenteret sorterer dagens post. Opning, sortering og arkivavgrensing av post i dokumentsenteret Posten skal opnast av Kundetorg/dokumentsenteret og delast i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Til arkivuverdig post høyrer:
- Trykksaker
- Offentlege publikasjonar
- Rundskriv
- Utskrifter/kopiar frå andre organ
- Tilbod om kurs
Informasjonsposten vert lagt i hylla til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast. Som arkivverdig post/sakspost reknar vi post som er gjenstand for sakshandsaming, og anna post som inneheld vesentleg dokumentasjon. Saksposten går til skanning og journalføring. Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten. Dersom posten viser seg å vere sakspost, plikter mottakar straks å levere posten attende til dokumentsenteret for skanning og registrering. Dokumentsenteret datostemplar konvolutten før brevet vert oversendt. Faktura og rekningar med følgjebrev skal ikkje journalførast, men blir skanna på Kundetorget.
E-post skal handsamast som vanleg post.
Dersom sakspost kjem direkte til saksbehandlar som e-post, skal saksbehandlar sjølv importere og registrere e-posten i riktig sak i Websak Fokus. Kundetorget oppretta nye saker, men sakshandsamar kan sjølv opprette eventuell ny sak for registering av e-post, eller oversende denne til dokumentsenteret for oppretting av ny sak. Tittel på saka må følgje gjeldande skrivereglar for sakstitlar. Skanning: Arkivverdig post skal skannast same dag som den er mottatt, då skanning også fungerer som elektronisk datostempling. Framgangsmåte for bunkeskanning skal følgjast. Journalføring: Dokumentsenteret skal journalføra og skanna dokument etter gjeldande reglar og kontrollere følgjande:
- At alle skanna dokument vert knytt til rett arkivsak
- At alle sider er med i skanninga
- At skanninga er kvalitetsmessig god
- At opplysningar i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen
- At dokumenta vert registrerte med riktig saksbehandlar.
Oppretting av nye saker:
- Tittel på saka skal følgja gjeldande skrivereglar for sakstittel.
-
Dokumentsenteret påfører klassering, eventuelt også historisk sak og skjermingskode.
Dersom arkivet er usikker på om saka er ikkje offentleg påføres skjermingskode XX (mellombels skjerming). Saksbehandlar har ansvar for offentlegvurdering og endre skjermingskode XX til riktig skjermingskode eller ta bort skjermingskode.
Etter journalføring skal dokumenta plasserast i daglegarkivet i daterte omslag og oppbevarast i 6 månader for deretter å bli makulerte. Unntak:
-
Saker som har starta med papirarkiv skal avsluttast med papirarkiv.
Det vil sei at papirdokument til slike saker skal leggjas i papirarkivet på saka.
- Originale underteikna verdipapir skal oppbevarast på papir
Arkivrutinar: Dokumentsenteret har ansvar for å følgje opp arkivet sine korger i Websak Fokus for å kvalitetssikre at saksbehandlarane sine dokument og saker blir arkiverte etter regelverk for fullelektronisk arkiv. Kundetorget v/ Anneli V. Lilletvedt Kommunal prosjektkoordinator Kopi: Brukarar av websak Fokus |