Arkivtenesta har ansvar for å;
- motta, åpne, sortere, og skanne all inngåande post.
- oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring.
- kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt.
- kontrollera forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
- kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer.
- journalføre eigenproduserte dokument.
- frankera utgåande post.
Sakshandsamer har ansvar for å;
- Levere personleg adressert post, til sentralarkiv for journalføring overføra e-postar til egne saker.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
- Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
- All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak Fokus,CosDoc,InfoDok, Visma o.l.)
- Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
- Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle egenproduserte dokument (ikkje sakarkiv og personalarkiv).
- Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.
Leiar har ansvar for å;
- gjennomføre offentleghetsvurdering.
- sjå til at restanselister vert følgd opp.
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
|
|