|
Bevarings- og kassasjonsplan gjeld alle papirarkiv og elektronisk arkiv skapt fra 1964 i Askøy kommune/herad. I samband med kommunesamanslåing vart prosjektet kartlegging, effektivisering og digitalisering i Fjell, Sund og Øygarden kommunar satt i drift 1. februar 2017. Fase 2 i prosjektet var utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan. Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) hadde gjennom handlingplan for perioden 2017 forplikta seg til å utarbeida forslag til bevaring og kassasjonsbestemmelser. Arbeidet er omfattande og ressurskrevjande. For å løyse bestillinga frå eigarkommunane vart IKAH med i prosjektet. Arbeidet med BK-plan byrja oktober 2017 og vart ferdigstilt februar 2018. Prosjektgruppa tok stilling til kva sakstypar/dokument som skal meirbevarast og satt kassasjonsfristar for dei sakstypar/dokument som ikkje skal bevarast. Ein gjennomgang av all saksbehandling i kommunen. Prosjektgruppa valde å hovudsakleg berre bevaringsvurdera dokument som normalt vil vere innom arkivtenesta til bevaringsvurdering. Prosjektgruppa har ikkje med dokument som f.eks. skjema for PH måling i et symjebasseng. Dette er dokument med svært kortvarig verdi. I arbeide med planen har prosjektgruppa sett til liknande arbeid som har vorte gjort ved IKA Rogaland og IKA Opplandene. Prosjektgruppa har og sett til Samdok-rapporten «Metodikk for bevaring av kommunale fagystem» for dokumenttypar i pleie- og omsorgssektoren. På kontaktkonferansen til Interkommunalt arkiv i Hordaland juni 2018,- vart det gjennomført ein Bk-plan workshop, der kommunar i Hordaland fekk utdelt ein mal for BK-plan og tilpassa den til sin kommune. Askøy kommune deltok på denne workshopen og har brukt denne malen som utgangspunkt for sin BK-plan. Askøy kommune tok i bruk den nye BK-planen første gang i august-2018. BK-plan følgjer funksjonsinndeling frå bevarings- og kassasjonsreglane, og er ikkje knytt opp til kven som utfører oppgåva. Kartlegge korleis ei oppgåve/funksjon vert dokumentert. Dokumentasjonen er arkivobjektet som BK-vurderast. Bk-planen kan då nyttast av fleire kommunar. Lovtekst er referert på bokmål, elles er planen på nynorsk. Askøy kommune har valt å behalde dei delane av innhaldet i BK-planen som er henta frå malen på nynorsk, mens eigenprodusert tekst er skreve på bokmål. BK planen er ein del av ein arkivplan, - som er eit levande dokument. Funksjonar/oppgåver er i stadig endring og utvikling, og det vil vere behov for å oppdatere bk-planen jamleg. Det er opprettet en Facebook-gruppe "Bevaring og kassasjonsplan IKA Hordaland" (lukket gruppe) hvor de som nytter planen kan dele erfaringer med bruk av planen, tipse andre om nye bevaringsvurderinger som er lagt inn i planen m.m. |