Periodedeling, bortsetting og deponering - Elektronisk arkivering

Askøy kommune skal ha en plan for periodisering av det elektroniske arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot (riksarkivarens forskrift § 3-4)

Plan for periodisering av arkivet

I god tid før en periodisering tar kommunen kontakt med leverandør og IKAH (elektronisk depot) for nødvendig bistand. Askøy kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

Periodisering skjer fortrinnsvis med "mykt skille" dersom ikke spesielle forhold ligger til grunn. Se Periodisering i elektroniske journaler og arkiv i arkivplanen.

For saksarkivet benyttes det en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker i den avsluttede perioden (arkivdel med status O). Eksisterende saker fra perioden, som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode (arkivdel med status A). I sak- arkivsystemet gis arkivdelene som skal i overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O og som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden, overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt), og blir overført til en søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres de avsluttede objektene hvert påbegynt år (ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en ny arkivdel med status U (uaktuelle).

Ved periodisering av saksarkivet periodiseres også objektarkivene. Arkivdelene settes da fra status U til status B for bortsatt.

NOARK-systemer

Askøy kommune har følgende fullelektroniske arkivsystemer (med arkivdeler med kun elektroniske dokumenter)

Ephorte - NOARK5 - Leverandør: Evry

Visma Familia (NAV), Visma Velferd (NAV) og Visma Flyktning tilhørende arkivkjernen Visma samhandling arkiv (VSA)- NOARK 5- Leverandør: Visma

Arkivformatet for elektroniske saksdokumenter

Arkivformat for de elektroniske dokumentene skal til enhver tid følge kravene i riksarkivarens forskrift for godkjente filformater ved avlevering og deponering § 5-17 - godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering

https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§5-17

Periodeoversikt for arkivdeler i elektronisk saksarkiv (ephorte) i Askøy kommune

Status B: Bortsetting i overlappingsperioden.

Status A: Aktivt arkiv.

Status O: Overført/deponert til IKA.

Periodeoversikt for øvrige elektroniske arkiv i Askøykommune

Vedlikehold

Avlevering til depot (IKAH):

Avlevering skjer i henhold til avleveringsregler utarbeidet av IKAH. To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering, kopieres i godkjent format over på et medium som IKAH til en hver tid anbefaler. Deretter avleveres det til IKAH med all nødvendig dokumentasjon vedlagt. IKAH gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet:

Det tas skal tas backup av databasen daglig som skal lagres i flere kopier (uke, måned, kvartal, år) og de skal lagres på 2 lokasjoner. IKT-tjenesten har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt.

Det elektroniske materialet ligger lagret både på egen server og på backupserver i produksjonstiden. Etter deponering forvalter IKA Trøndelag materialet ihht til sine retningslinjer.