|
Med kassasjon forstår vi at arkiverte dokument fjernes fra arkivet for å bli makulert. Kassasjonsregler skal tolkes slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Bevaringspåbudet er omtalt i arkivforskriften. Kassasjonsreglene inneholder ikke noen krav om kassasjon, men er en generell rettleder som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. Generelle vilkår for gjennomføring av kassasjon: All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødelegging av arkivmaterialet. Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i forbindelse med bortsetting av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket med "KASS" og kassasjonsårstall. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet. Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig, slik at uaktuelle saksdokument blir fjernet fra mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan evt. gjennomføres på dokumentnivå. Kassasjonen skal dokumenteres. På denne måten unngår man at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtjenesten skal derfor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon. All kassasjon skal følge "Riksarkivaren sine retningslinjer for kassasjonsbehandling" Makulering av innskannet papirdokumenter Se egen rutine for dette under elektronisk arkivering Makulering av papirdokumenter og konvertering til arkivformat |