Internt utlån av arkivsaker

Saksmapper i bortsettingsarkivet skal ikke lånes ut til saksbehandlere. Saksbehandlere som trenger tilgang til avsluttede og arkiverte papirmapper kan henvende seg til Dokumentsenteret for gjennomsyn og kopier fra saksmapper.

Det er laget egen ordning for saksbehandlere ved fagavdeling Areal og samfunn.

Følgende rutine for utlån av saksmapper fra arkivet skal følges:

Dette gjelder for alle saksbehandlere ved Areal og samfunn og omfatter mapper i byggesaker, fradelingssaker og plansaker.

Ordningen administreres av saksbehandler i Dokumentsenteret og det er gitt følgende føringer for ordningen:

1. Alle forespørsler går via saksbehandler. Hans e-post er oistein.eide@askoy.kommune.no .

2. Det opprettes en excel-fil på et fellesområde hvor det blir ajourført hva som til enhver tid er utlånt. Saksbehandlere ved Areal og samfunn har innsyn i denne. (Denne er p.t. ikke på plass)

3. Mappene hentes og innleveres hos saksbehandler.

4. Utlånstid er maksimalt 14 dager og skal ikke overskrides med mindre annet er avtalt.

5. Alle mapper skal leveres tilbake i den stand de ble utlevert i. Det vil bl.a. si at at alle dokumenter skal ligge i mappen og at det ikke skal legges inn nye dokumenter i mappen. Ved kapasitet vil mappene bli ryddet/sortert før utlevering.

6. Brudd på reglene medfører at ordningen opphører.

Ber om at alle respekterer over nevnte føringer, og innretter seg etter dette.

Dersom det er behov for endringer i ordningen bes dette tatt opp med seksjonsleder som kan bringe det inn på fast samarbeidsmøte som avdelingen har med Dokumentsenteret 1 gang hver måned.

Om noe skulle være uklart kan dere ta kontakt med Tore Mundheim eller Øistein Storm Eide.

Rutiner for internt utlån ved fravær

Hvis saksbehandler er på ferie vil han sende ut autosvar til den som henvender seg. Hvis dette ikke har blitt gjort f.eks. grunnet sykdom, må det gis beskjed til Byggesak slik at henvendelser sendes til postmottak@askoy.kommune.no

Postmottak får henvendelser fra interne avd. under Areal og samfunn. Disse følges opp på vanlig måte ved at den som sitter på postmottak må finne frem de ønskede mapper.

Som alltid skal mappene som lånes ut erstattes av rød lånelapp som forteller Gbnr, antall mapper, hvem som har lånt og dato for utlån. Notere også disse opplysningene på et eget ark slik at saksbehandler kan få ført dette inn i et eget utlånsregister når han er tilbake.

Postmottak sender så ut mail til vedkommende som ønsker mappe om at denne er klar til henting.