Kvalitetssikring av journalen

Arkivet skal føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalført og knyttet til rett sak i sak-/arkivsystemet.

Arkivet har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere.

Til arkivering og postliste

Arkivet har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette er dokumenter som er ferdigstilt eller ekspedert (status F og E),eller inngående post/epost som er registrert av saksbehandlere/ledere (status S). Dette gjøres ved å søke opp journalposter i Arkivsøk; ”Til journalføring utgående post” og ”Til journalføring inngående post”

For utgående brev venter arkivet med å journalføre dokumenter med status F i 3 virkedager for å ivareta hensynet til postgang og interne godkjenningsrutiner.

 Kvalitetssikringen går ut på at dette kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at tittelen på journalposten og vedlegg er dekkende for innholdet
• at eventuelle tilgangskoder er riktig påført og at nødvendig skjerming av tekst og avsender/mottaker er utført.
• at de elektroniske filene knyttet til journalposten kan åpnes og er ok, samt at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte (journalpost) opplysinger.
• Dersom dokumentet er første journalpost i saken og dersom saksbehandler har opprettet ny sak, skal saken også kontrolleres; at arkivkode, arkivdel og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak. Nødvendig skjerming av tittel, arkivkode mv. på saksnivå må også sjekkes.

OBS! Kontrollen skal i første omgang foretas av saksbehandler i saksbehandlerfunksjonen.

Viser til registreringsregler for saks- og journalposter på bestemte typer saker i arkivplanen.

Når dette er utført endrer arkivet journalpoststatus til J (Journalført). Journalposter med staus J publiseres fortløpende på eInnsyn på Askøy kommunes hjemmesider under kategorien postlister etter 4 dager.

Kontroll med reserverte saker

Arkivet skal med jevne mellomrom søke frem alle saker med status R i søket ”Reserverte saker” i ”Arkivsøk” for å sette disse til status B ”Under behandling”, for å sikre at sakbehandler gjør sin del av prosesstyringen.

Kvalitetssikringen går ut på at dette kontrolleres:

• at offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av saksinnhold, saksparter og arkivkoder er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet
• at saken er knyttet til rett arkivdel
• at rett arkivkode er satt på saken
• at det faktisk skal opprettes en ny sak.

Viser til registreringsregler for saks- og journalposter på bestemte typer saker i arkivplanen.

Arkivet skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker som er tomme.

Kontroll med reserverte journalposter (konsept)

Arkivet skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn en måned med status R (reservert) for å sikre at sakshandler utfører sin del av dokumentflyten.

Arkivet skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange uaktuelle reserverte dokumenter.

Reserverte dokumenter skal ferdigstilles av saksbehandler eller utgå dersom de er feilopprettet.