|
Post og dokumentbehandling Generelt Askøy Kommune har en egen posttjeneste som ligger inn under Dokumentsenteret, og med arkivleder/leder for Dokumentsenteret som ansvarlig. Vedkommende som betjener denne tjenesten, henter dagens post på postkontoret og bringer den til Dokumentsenteret. For tiden har denne tjenesten også ansvar for frankering. Posten til Askøy Kommune mottas i Dokumentsenteret, hvor den blir åpnet og fordelt i arkivverdig og ikke arkivverdig post. Dette gjelder brevpost, telefakser og e-post. Personsensitiv post skal ikke sendes pr. e-post. Postmengden blir sortert i bunker på innkommet dato, men arkivtjenesten bestreber seg på å få registrert dagens post. Dersom saksbehandler mottar arkivverdig post, må de selv sørge for å få dette registrert i Ephorte. Posten kan da leveres arkivtjenesten eller de kan registrere det selv. Ved overgang til fullelektronisk arkiv (13.03.2013) i kommunen, skal saksbehandlerne selv registrere egne mottatte e-poster. Disse blir i ettertid kvalitetssikret av arkivpersonalet. Det er utarbeidet registreringsregler som arkivpersonalet og saksbehandlere blir oppfordret til å bruke. Disse revideres etter behov. Gjennom postbehandlingen legges grunnlaget for oversikt og kontroll med hvor dokumentasjonen til enhver tid er i virksomheten, og sørger for at saksbehandlere har tilgang til riktig og nødvendig dokumentasjon for saksbehandlingen. Ytre enheter: skolene og barnehagene, skanner inn arkivverdige dokumenter til en importsentral, som arkivpersonalet søker opp og journalfører i sak-/arkivsystemet. Arbeidsområdene som inngår i postbehandlingen:
- Behandling av inngående dokument, registrering, skanning
- Oppfølging av saksbehandling
- Journalføring av utgående dokument
- Kvalitetssikring av offentlig journal
Behandling av inngående dokument
- Postmottak og dokumentfangst
- Sortering og åpning av post
- Registrering og skanning
- Klassering (påføre arkivkode) evt. skjerming
- Fordeling og tilrettelegging
Postmottak og dokumentfangst Det er viktig med gode rutiner som fanger opp alle inngående, notater og utgående korrespondanse, og som sørger for at posten blir sendt til arkivtjenesten til vurdering og eventuell journalføring. Dette er uavhengig om det er brevpost, elektronisk post, telefaks, personlig levert post, post til styrer, råd og utvalg osv. «Dokumentfangst» er et begrep som enkelte bruker for å forklare dette. Det er viktig at man har kontroll over den elektroniske datafangsten. Utgangspunktet er at elektronisk post skal vurderes på lik linje som ordinære brev og journalføres etter samme regler. Dersom arkivverdige dokument blir mottatt i elektronisk form skal de innlemmes i en fulltekstdatabase etter samme prinsipp som egenproduserte elektroniske dokument. På samme måte som arkivverdige dokument ikke skal oppbevares i saksbehandlers «privatarkiv», skal et elektronisk arkiv ikke bestå av private filer på saksbehandlers PC. Dersom man ved elektronisk arkivering ikke har system, rutiner og lagringsformat som er godkjent av Riksarkivaren for langtidsoppbevaring, skal dokumentene kopieres over på arkivverdig papir. Denne kopien er arkiveksemplaret og går til registrering. Det er viktig at det er en sentralisert post funksjon i enhver virksomhet, som har ansvaret for mottak av post. Ingen dokumenter bør gå direkte fra avsender til saksbehandler. Bare slik kan en sikre at posten går mellom virksomheter og ikke mellom personer. Sortering og åpning av post Arkivtjenesten må ha kontroll med åpning og sortering av post. Det er viktig at det er den tjenesten som skal registrere posten, som åpner og sorterer den, slik at kontrollfunksjonen mellom åpning og registrering ikke blir svekket. I det offentlige er det pålagt at all inngående post skal leveres uåpnet til arkivtjenesten. Den elektroniske posten må behandles etter retningslinjer som sikrer sortering og registrering på samme måte som annen post. Under åpningen er det viktig med klare retningslinjer som sikrer at post som skal vernes ut fra spesielle hensyn, av sikringsgrunner eller utfra lovbestemt taushetsplikt. Dette kan eksempelvis være verdipost, gradert post og anbud. Samtidig er det viktig med klare rutiner for post til styrer, råd og utvalg og personlig adressert post.
- Verdipost kan åpnes etter egne retningslinjer. I Staten er det et krav at det skal være to personer til stede ved åpningen og at verdipost blir registrert i egen protokoll
- Anbud skal ikke åpnes før etter anbudsrunden/ fristen, men registreres at det er mottatt av virksomheten (Se egen rutine)
- Post til styrer, råd eller utvalg åpnes vanligvis av arkivtjenesten, men ikke dersom vedkommende som har arkivansvar har eget arkiv. Dette må eventuelt være nedfelt i rutinene for postbehandling
- Personlig adressert post er når personnavnet står foran virksomhetens navn på postsendingen. Slik post blir vanligvis levert direkte til personen, men vedkommende kan gi arkivtjenesten fullmakt til å åpne slik post. Dersom dette er tjenestepost skal den straks leveres arkivet for registrering. Dersom tittel står foran navnet regnes det som tjenestepost og ikke personlig post, selv om mottaker sitt navn står foran virksomhetens navn.
I sorteringsfunksjonen er det viktig å ha innarbeidet gode rutiner for arkivbegrensning, slik at en kan skille mellom arkivverdig sakspost og ikke arkivverdig post (eks. infopost). Arkivbegrensning betyr at en skiller ut meldinger, orienteringer, reklame, fakturaer og annet materiale som ikke er gjenstand for vurdering eller saksbehandling og som ikke har dokumentasjonsverdi for virksomheten. Slike dokumenter skal ikke journalføres eller arkiveres, men kan fordeles direkte til rette vedkommende. Fakturaer : I Askøy Kommune blir alle fakturaer levert direkte til regnskapskontoret hvor de blir skannet inn i Agresso og videre distribuert til personer som skal godkjenne de. Det er viktig å tenke gjennom hva som er arkivverdig dokumentasjon for virksomheten, og det bør lages et eget reglement for arkivbegrensning, med oversikt over det ikke arkivverdige materialet. Ved bruk av elektronisk post må en være oppmerksom på den store mengden med reklame og annen informasjonspost som mottas, slik at dette uten for mye arbeid kan arkiv begrenses. Journalføring I det offentlige skal alle inngående dokumenter som etter Offentleglova regnes som saksdokumenter registreres i journalen dersom det fører til saksbehandling og har dokumentasjonsverdi. Journalen for saksposten kalles «Offentlig journal». Arkivtjenesten er ansvarlig for registrering av dokumenter som mottas i kommunen. Det søkes da etter evt. eksisterende sak eller det opprettes ny sak. Saker skal opprettes etter vedtatte registreringsregler, påføre arkivkode og eventuell gradering. Overskriften på journalregistreringen må fortelle klart og tydelig om innholdet i dokumentet. Dersom saksbehandler er kjent påføres denne, eller hvis ikke denne er kjent, føres det på den som kan fordele saker på avdelingen, som oftest leder (evt. stedfortreder). Registrerte opplysninger i journalposten kontrolleres, riktig adressat, dato, skrivefeil, evt. hjemmel, dokumentene har riktig arkivformat (PDF/A). Dokumentet blir skannet, hoveddokument med vedlegg. Hver arkivansatt har sin skannermappe i Ephorte. Dokumentsenteret kan pr. d.d. ikke skanne større format enn A3, og dersom vi mottar andre format, må de skannes inn på Arealplanavdelingen og registreres i saken via en minnepenn. Det brukes skilleark mellom hoveddokument og vedlegg. Det kontrolleres at riktig dokument er kommet på riktig registrering, alle dokumentene er lesbare, og status endres til J – journalført. Journalposten blir da distribuert direkte til saksbehandler elektronisk som kan søke den opp. Saksbehandler får opp journalføringen i «Egne restanser», eller i «Ufordelte journalposter» hos leder. E-post og telefaks behandles på samme måte som brevpost. E-poster importeres direkte fra postmottaket . Det søkes etter eksisterende sak eller opprettes ny. E-posten blir redigert, fjerne evt. logoer o.l., lage en god dokumentbeskrivelse, finne hoveddokument og vedlegg, påføre riktig dato, evt. endre avsender. Importeres og journalføres. Fakser må registreres og skannes som vanlig brevpost. De ferdig skannede dokumentene oppbevares i Dokumentsenteret ett år/6mnd. (etter avgjørelse av arkivleder), og deretter makulert. Dokumentene arkivlegges etter dato for innskanning. Unntak : Papirversjonen av undertegnede kontrakter, avtaler og skjøter med eksterne samarbeidspartnere arkivlegges for bevaring i brannsikkert skap. Dokumentsenteret er ansvarlig for daglig kvalitetskontroll/oppfølging av dokumentasjon – I, U, N, X, M, S dokumenters statuskoder blir sjekket. Kontrollere at saksopplysninger/journalopplysninger er riktige. Kontrollere forhåndsklassering/skjerming, rett kode og hjemmel, riktig hoveddokument og vedlegg. Sjekke påført saksbehandler eller avdeling, slik at dokumentet kommer til rette vedkommende. Saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere at en journalpost/dokument er knyttet til riktig sak. Kontrollere klassering/skjerming. Arkivtjenesten må få rask tilbakemelding om endringer som må utføres, evt. flytting av journalposter til en annen sak, journalpost som skal utgå, endring av saksbehandler, skjerming o.l.. Fordelingsansvaret av saker/journalposter og evt. unntak for offentlig innsyn er leders ansvar. Det må være gode rutiner på hver avdeling slik at all saksrelatert dokumentasjon blir registrert i sak- arkivsystemet. Noen ledere ønsker å fordele all post til sine saksbehandlere, andre sender en oversikt til arkivtjenesten over hvilke saksbehandlere på den avdelingen som skal ha hvilke saker. |