|
Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Kvam herad. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den virksomheita kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva retningslinjer som må fylgjast, og kva løysninger kommunen har på arkivområdet. Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Kvam herad. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for for retningslinene. Arkivplanen skal sikra at Kvam herad ivaretar arkivansvaret sitt etter § 6 i arkivlova: Offentleg organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Oppdatering av arkivplanen Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i heradet sitt delegeringsreglement
- kommunale oppgåver blir overføt til verksemder utanfor heradet
Arkivplan vert oppdatert jevnleg av arkivleiar. Det vert sendt ut melding til berørte partar umiddelbart etter at ein revisjon/korrigering er utført. Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast. Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før den blir sett i verk, og har rett til å uttala seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Rådmannen har arkivansvaret
I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Rådmannen oppmodar alle medarbeidarar om setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen |