|
1. Kva kategoriar av saker, herunder typar av saksdokument, som skal arkiverast elektronisk, og kven som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiverast på papir, jf. § 3-1
| Arkivdel i WebSak
|
Elektronisk
|
Aktiv/Avslutta
|
| FA4
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| GBNR2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| DELA2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| PLAN2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| FLYK2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| TRAN2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| BUST2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| GBNRBUST2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| KBOM2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
| NOIN2
|
Ja
|
Aktiv frå 04.01. 2016
|
KVA ARKIVFORMAT SOM SKAL BRUKAST I Kvam herad skal elektronisk skanna dokument eller eigenproduserte dokument konverterast til arkivformat godkjent av Riksarkivaren. Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast i WebSak:
| Dokumenttype
|
Prod.format
|
Arkivformat
|
Tidspunkt for konvertering
|
| Eigenproduserte dokument
|
Word, Exel, poverpoint
|
PDF/A
|
Ved journalføring (status J)
|
| Skanna dokument
|
Tiff
|
PDF/A
|
Ved import og journalføring (status J)
|
| E-post
|
TXT, Html
|
PDF/A
|
Ved import og journalføring (status J)
|
DOKUMENT SOM SKAL OPPBEVARAST PÅ PAPIR ETTER 01.01.2016 OG INNTIL ME FÅR ELEKTRONISK SIGNATUR PÅ INNGÅANDE DOKUMENT Dokument som er eller kan bli tinglyst - gbnr - det vil sei:
- Kjøp av eigedomar, kjøpekontrakter - gbnr (avtale om grunnavståing)
- Avtale om grunnavståing - gbnr
- Skøyte - gbnr
- Sletting av hefter på eigedomar
Avtaler som er bindande for Kvam herad:
- Kontrakter mellom Kvam herad og leverandørar - innkjøp
- Formular for kontrakt om rådgivningsoppdrag / totalentreprise / bygge og anleggsarbeider
- Leasingavtaler
- Anbodet til den som får tildelt oppdraget / protokoll frå tildelingsmøtet. Inntil saka er avgjort må ein ta vare på alle anboda. Ein tek vare på alt eit 1/2 år etter at fristen for klage har gått ut.
- Snøbrøyting
Backup reglar i Kvam herad Backup er viktig for å imøtegå evt kriser. Kvam har vald å lagre all backup på disker og på ein sekundær lokasjon hjå Kvam kraftverk. Me har følgjande oppsett på backup regimet. Databaser 4 timer Fil servere 8 timer Programvare servere 24 timer Driftservere 1 g pr veke. Det vert teke full backup 1 g pr veke av alle data. Dei øvrige backup tek endringer på serverar. Me tek vare på backup i ein månad. IT har ansvar for kontroll av backup. Dette skjer dagleg – ansvar er vakta. Ved jevne mellomrom tek me kontroll av restaurerte data. |