|
Om journal- og arkivsystemet er utilgjengeleg for et lengre tidsrom, skal arkivleiar sette i verk naudprosedyrar som skildra nedanfor. Føring av midlertidig journalArkivet fører ein midlertidig papirjournal over inn- og utgåande dokument, som inneheld opplysningar i samsvar med arkivlova § 2-7. Skjema for midlertidig journalføring vert nytta. Handsaming av innkomne og interne dokumentArkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den midlertidige papirjournalen. Deretter vert det tatt kopi av originaldokumenta. Originalane vert oppbevart i arkivet inntil naudprosedyren er avslutta og dokumenta kan skannast og registrerast i WebSak. Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert deretter fordelt til sakshandsamar. Når systemet igjen er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrert i WebSak Fokus på grunnlag av den midlertidige journalen. Dokument vert skanna og fordelt til sakshandsamar. Sakshandsamar kasserar kopiane. Er det påført merknadar, vert desse registrert i Websak Fokus under merknadar til journalposten. Handsaming av utgåande dokument Sakshandsamar produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna hensiktsmessig system. Arkivkopi av det utgåande dokumentet skal sendast til postmottak via e-post, eller lever det til arkivet på papir. Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den midlertidige journalen. Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i WebSak på grunnlag av tilsendte e-postar eller papirkopiar og registreringane i den midlertidige papirjournalen. Dokumenta vert knytt til elektronisk arkiv ved å arkivere dei elektroniske filene eller skanna dei . Mellombels journal:
|