3 JOURNALFØRING POST/VERDIPOST
| Rutinebeskrivelse
|
Journalføring inngående post
|
| Lover og forskrifter:
|
Skatteoppkreverinstruksen §2-7 2.ledd, Forvaltningsloven kap 2 Retningslinjer for føring av skatteregnskapet av 01.04.2014
|
| Utarbeidet av:
|
Steinar Vik
|
| Godkjent av:
|
Steinar Vik
|
| Oppdateres av:
|
Skatteoppkrever
|
| Oppdatert dato:
|
|
| Formål
|
| Inngående post, verdipost og mottatt epost registreres i postjournal
|
Det opprettes nye saksmapper for skatt i WebSak Fokus for hvert år. Skatt har 9 mapper for Kvam og Samnanger: Bankgaranti, Konkurs, Tinglysing, Bokettersyn, Kontoopplysningar, Gjeldsordning, Fråsegn serveringsløyve, Førespurdnader, utsetting av innbetaling All arkivverdig korrespondanse journalføres i WebSak Fokus i saker opprettet i arkivdelen SKATT2 (Kvam) og SKATT2 (Samnanger). Denne arkivdel er unntatt offentlighet. I Kvam herad blir inngående post åpnet av skatteoppkrever og lagt til registrering i fagsystem WebSak Fokus. Alle som er involvert i dette har signert egen taushetserklæring for skatt. Fagansvarlig på Arkiv ser til at alle nytilsatte signerer taushetserklæring for skatt. 3.1 Inngående post All post, også rekommanderte sendinger, blir mottatt og registrert . Etter registrering i WebSak Fokus blir. saksnummer og journalnummer lagt inn som «Henvendelse» i SOFIE, se egen rutine. Det gis en kort beskrivelse av avsender og saksdokumentet. Saksbehandler skatt avskriver dokumentet i WebSak Fokus som «Tatt til orientering». 3.2 Epost Inngående epost som er arkivverdig blir oversendt til postmottak for registrering i WebSak Fokus. 3.3 Postjournal Inngående postjournal tas ut fra WebSak Fokus. Alle utgående dokument vedrørende skatt produseres i SOFIE. Det kreves ikke utgående journalpost ihht melding fra Revisjonen. 3.4 OppbevaringWebSak Fokus er et godkjent fullelektronisk system. Orginaldokument for tinglyste pantedokument og bankgarentier blir oppbevart til videre sakbehandling. 3.5 VerdipostMottatt verdipost, vanligvis utbetalingsgiro til skatt, føres inn i protokoll «Verdipost» som oppbevares Økonomiavdelingen. Signeres og dateres av en person på skatteavdelingen. Følg deretter rutine «Innbetaling» |