|
Sakshandsamar skal primært finna alle dokumenta elektronisk lagra, men kan låna saksmappe viss han av ymse grunnar finn det hensiktsmessig. Utlån av arkivmapper skal alltid skje gjennom arkivtenesta etter følgjande prosedyre
- Utlån av saksmapper skal berre skje internt i kommunen. Korkje mappa eller enkeltdokument skal takast ut av Rådhuset.
- Utlån skal registrerast på utlånskort med dokumentlomme. I denne lomma skal arkivtenesta leggja dokument som kjem inn mens mappa er utlånt. På utlånskortet skal det stå arkivsaknummer, sakstittel, utlånsdato og kven som har lånt mappa. Utlånskortet skal setjast på den utlånte mappa sin plass i arkivet.
- Før arkivmappa vert lån ut, skal Arkivtenesta klarera at låntakar har tilgang til saksdokumenta, dersom desse er graderte
- Når utlånt materiale vert returnert, vert utlånskortet fjerna
- Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når sakshandsaminga krev at utlånstida vert lengre, må arkivet få melding om dette.
- Utlånt materiale er låntakaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Mappa skal ikkje lånast vidare til andre sakshandsamarar. Låntakaren skal sjå til at ingen dokument vert fjerna eller lagt til i mappa, og at ordninga i mappa ikkje vert øydelagd.
|
|