Glemt Passord?

Utgåande post

Brev, e-post og faks frå Kvam herad skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode, arkivsaknr. og dokumentnr. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkivsystem (web-sak) eller i fagsystem.

Ny sak

Sakshandsamar opprettar ny sak sjølv, saka får då status R for reservert sak.

Arkivtenesta henter opp saka i Focus i korga for "Reserverte arkivsaker". Knyter saka til rett arkivdel og fører på klassering / arkivkode, og endrar status på saka til B (under behandling). I samråd med sakshandsamar utfører arkivtenesta offentlegvurdering og fører på evnt. lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak, skal han kontakte Arkivtenesta.

Svare på journalpost / oppretta utgåande brev

Sakshandsamar skal svara på journalpost / oppretta utgåande brev. Sakshandsamar skriv all sakspost i web-sak, som brev, faks, e-post, notat, eller saksutgreiingar.

Ved oppretting av dokument skal sakshandsamar

  • føre på mottakarar og kopimottakarar med full adresse. Hent adresse frå Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret eller GID-kode
  • velg dokumenttype
  • vurdera om det er offentleg, føra på lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på om dokumentet er offentleg, skal ein ta kontakt med avdelingsleiar
  • inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ferdig til ekspedering, skal sakshandsamar markera dokumentet som ferdigstilt med status F. 

NB! utfylte skjema o.l. vedlegg som ikkje ligg i web-sak, må sakshandsamar importera eller skanna inn som vedlegg.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for, uavhengig av avskrivingsmåte.

Digital post - KS SvarUT/SvarInn

Kvam  herad tok i bruk Ks SvarUt 1.mars 2016.

KS SvarUt er ei løysing for kommunar og fylkeskommunar, for å formidla digital post til innbyggjarane .
SvarUT gjer det mogeleg å nå både  privatpersonar, næringsliv, offentlege og private organ med sikker digital post,
SvarUt  løysinga  er integret med kommunen sitt sakssystem og  kopla mot  Folkeregisteret og Brønnøysundregisteret., dvs. nøkkelen er  fødsels- og organisasjonsnummer.

Framgangsmåte

  • Registrer journalpost på vanlig måte i Fokus / WebSak
  •  På mottakarfana vel "Legg til"
  • Vel i Identitetsregisteret enten Folkeregister (for privatperson) eller Enhetsregisteret i  Brønnøysund (for firma)
    - Søk på namn , bruk avansert søk om du ikkje får treff. Viktig at namnet rett skrive.
  • Når rett namn er funne, dobbelt-klikk,  eller  trykk Til, ev trykk Kopi  -   og Ok når alle mottakarar og kopimottakarar er funne
  • Skriv brev på vanlig måte og ekspeder det. Brevet vil då bli sendt direkte ut via SvarUt.

Ekspedering

  • Skjer direkte til dei som har oppretta digital postkasse (dei får SMS om brev).
  • Andre får melding via Altinn. Dei må logga seg på  med MinID og lesa brevet i Altinn
  • Dersom Altinn- mottakar ikkje opnar brevet  innan 2 dagar, går det til Grafisk Digital, vert skrive ut og sendt direkte til mottakar si  adresse.

 

SvarInn – Brev frå andre organ som brukar SvarUT,  får Kvam herad som digital post via Acos –Mottak

 

SvarUT /SvarInn er integrert i følgjande system

- Websak Basis/ WebSak Fokus

Arkivleiar, IT informasjonsarbeidar og prosjektleiar  har tilgang til KS SvarUt og kan legge inn innstillingar og sjekke historikk m.m.
Alle tilsette i fellessekretariatet har lesetilgang.

https://svarut.ks.no (bruker må logge inn med MinID).

 

Altinn-  Arkivleiar har tilgang til postmottak

Interne dokument og notat

Interne notat skal skrivast i web-sak som N- eller X-dokument (NB! Bruk mottakar-ID) Mottakaren får dokumentet elektronisk i sin innboks. Arkivet hentar dokumentet i Focus i korga for "Dok.type N til jføring". Når ein finn alt i orden endrar ein status til J.

Post til hemmeleg adresse
Når det kjem fram i matrikkelen at heimelshavar er "BESKYTTET I HENHOLD TIL INSTRUKS" og kommunen kun kjenner matrikkelnummeret, må formidlinga av post gå via Kartverket.

Korrespondansen skal leggjast i tett konvolutt (ikkje konvolutt med vindauge) som skal merkast med kommune/gard-/bruks-/seksjonsnummer.  Det er viktig å ha med kommunenummeret eller -navnet.  Nederst på konvolutten skal det stå "fortruleg/strengt fortruleg".  Denne konvolutten skal leggjast i ein ny konvolutt som skal sendast rekommandert til:

Kartverket
Matrikkel- og stedsnavnavdelingen
Postboks 600 Sentrum
3507 HØNEFOSS

Den ytterste konvolutten skal ikkje merkast med "fortruleg/strengt fortruleg".  Dersom kommunen har fleire brev til hemmeleg adresse, kan alle sendast i same konvolutt til Kartverket.  Kun den ytterste konvolutten vert opna før vidaresending.