Glemt Passord?

Inngåande post

Inngåande post

Postmottak og sortering

Kvam herad har avtale med Posten som leverer inngåande post til kl 9 kvar dag og henter utgåande post mellom kl 14 og 15.

All posten vert levert Arkivtenesta for sortering/registrering før den går til sakshandsaming (arkivforskrifta § 3-1 og § 3-4).

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten.

Informasjonspost er post som ikkje fører til noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast.

Den arkivverdige posten er den som skal sakshandsamast, og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost. Den skal stemplast, journalførast og arkiverast.

E-post, sms og telefaks skal handsamast som vanleg post. 

Elektronisk postmottak vert opna og kontrollert kontinuerleg.  Her gjeld same reglar som for vanleg post og e-post.  Henvendelser til postmottak som ikkje er arkivverdige og ført i web-sak, vert vidaresendt til rette vedkomande ev til avdelingsleiar.

Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje heradet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivtenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til arkivtenesta dersom det syner seg at det er sakspost.

Personleg adressert e-post som syner seg å vere sakspost, skal straks importerast i websak av sakshandsamar, ev vidaresendast til kommunen si offisielle e-postadresse. Arkivtenesta registrerer denne som vanleg inngåande post.

Sosial og nav sin post vert lagt i hylle til sosial/ nav for registrering i fagsystem.

PPT og barnevern sin post vert lagt i hylle til PPT for registrering i PPT-systemet/Acos barnevern.

Bilag og fakturaer, rekningar med følgjebrev skal ikkje journalførast men leggjast i hylle til økonomikontoret for skanning/føring.

Politiattestar vert registrert som eigen journalpost uten å bli scanna. I merknadsfeltet registrerer ein ev »intet å anføre». Politattesten ver oppbevart alfabetisk i perm som står i nærarkivet.  Når vedkomande sluttar vert attesten plukka ut og makulert.

Bankgarantiar skal registrerast på saka dei høyrer til.

Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande (evt politisk sekretariat)

Journalføring og skanning.

Når posten er sortert, skal arkivverdige dokument registrerast så snart råd er. Arkivtenesta registrerer og fordeler den innkomne posten i arkivsystemet (Acos Websak) og scanner dokumenta etter kvart.

Arkivtenesta registrer journalpostane med stempel med 

  • dagens dato
  • arkivsaknummer og journalpostnummer
  • avsendar/mottakar
  • dokumentdato
  • tilgang (tilgangskode, avskjermingskode og heimel for graderinga)
  • sakshandsamar
  • arkivkode (NKS)
  • objektkode (gnr/bnr, fødselsdato)
  • avsendars referanse

Journalpost-ID kjem automatisk ved lagring.

01.01. 2016 innførte Kvam herad heilelektronisk arkiv.  Dokument som kjem inn på papir vert lagt i arkivet i mapper på dato, for deretter å bli makulert etter 1 år.  Særskilde dokument som skal takast vare på for ettertida vert arkivert på journalpost-id (fortløpande på journalpostdato). 

Dokument som skal takast vare på for ettertida: 

Dokument som er eller kan bli tinglyst – gbnr – det vil sei:

kjøp av eigedomar, kjøpekontrakter, avtale om grunnavståing
 
skøyte 
sletting av hefter på eigedomar

Avtaler som er bindande for Kvam herad:
Kontrakter mellom Kvam herad og leverandørar - innkjøp
Anbodet til den som får tildelt oppdraget/ protokoll frå tildelingsmøtet – inntil saka er avgjort må ein ta vare på alle anboda og. (ein tek vare på alt eit ½ år etter at fristen for å klage har gått ut) 

Formular for kontrakt om rådgivningsoppdrag / totalentreprise / bygge og anleggsarbeider
Leasingavtaler 
Snøbrøyting

Sakshandsamar skal

  • kontrollera at saksopplysningane og journalopplysningane er rette
  • at eventuell graderingskode og lovheimel er rett. Sakshandsamar er ansvarleg for å gjera ei ny offentlegvurdering dersom det på eit seinare tidspunkt ligg føre krav om innsyn
  • at det er rett sakshandsamar
  • at dokumentet er ført på rett sak
  • avskrive inngåande og interne dokument som er handsma

gi melding til arkivtenesta om noko skal rettast

Arkivtenesta arkiverer papirversjonane av dokumenta når dei er registrert og distribuert elektronisk.

Dersom dokumentet er det første i ei sak, skal arkivtenesta oppretta ny sak. Framgangsmåte for å laga ny sak i systemet skal følgjast. 

Dersom arkivtenesta ikkje veit kven som er sakshandsamar, vert dokumentet registrert på leiar.  Når alle journalopplysningane er kontrollert, skal journalposten få status J (journalført). Dokumentet vert skanna etter at alle stempelopplysningane er ført  på.

Arkivtenesta kontrollerer følgjande:

  • at alle mottekne dokument er scanna
  • at alle sider er komne med i kvart dokument
  • at scanninga er kvalitetsmessig god nok
  • at opplysningane i det scanna dokument samsvarar med dokumenttittel i journalen

Arkivtenesta arkiverer papirversjonane av dokumenta når dei er registrert og distribuert elektronisk.

Acos søknadssenter vert opna og kontrollert kontinuerleg på lik line med elektronisk postmottak.  Kvar søknad blir importert til sakshandsamarsystemet web-sak.

Innsyn:

  • Postjournalen vert publisert ca kl 1200 to virkedagar etter journalføring
  • Dokument i desse kategoriane vert ikkje publisert på innsyn:
    • Dokument med graderingskode U
    • Dokument merka med kode I (ofte dokument med fødselsnr)
    • Barnehagemapper
    • Arkivkode 046-PA (personalmapper)
    • Arkivkode 213 (spesialundervisning)
    • Arkivkode 213-EA (elevmapper)
    • X-notat