Glemt Passord?

Registrering og ekspedering av eigenproduserte dokument (utgåande brev, notat, sakspapir og sending av e-post)) - WebSak Basis

Sakshandsamar skal sjølv registrera eigenproduserte dokument i WebSak. Dette gjeld alle dokument med dokumenttype U (utgående dokument), N (internt notat/brev med restanse), X (internt notat utan restanse) og S (sakspapir til politisk utval eller delegert vedtak)

Fylgjande felt skal fyllast ut på journalpostnivå:

  • Dokumenttittel
  • Mottakar (unntak: X - og S-dokument)
  • S-dokument vert knytt til utvalg
  • Eventuell gradering
  • Eventuell tilgang

Så lenge dokumentet er under handsaming har det dokumentstatus R (reservert). Når dokumentet er ferdig frå sakshandsamar/leiar skal sakshandsamar sette dokumentstatus til F (ferdig). Sakshandsamar legg brevet i brevmappa og leverer det for vidare ekspedering. Arkivet journalfører dokumentet og tar papirkopi til arkivet.

X (internt notat utan restanse) og S (sakspapir til politisk utval eller delegert vedtak) skal stå i status F (ferdig).

NB! All korrespondanse innad i heradet skal føregå via notat, dvs. dokumenttype N eller X. 

Digital post - KS SvarUT/SvarInn

Kvam  herad tok i bruk Ks SvarUt 1.mars 2016.

KS SvarUt er ei løysing for kommunar og fylkeskommunar, for å formidla digital post til innbyggjarane .
SvarUT gjer det mogeleg å nå både  privatpersonar, næringsliv, offentlege og private organ med sikker digital post,
SvarUt  løysinga  er integret med kommunen sitt sakssystem og  kopla mot  Folkeregisteret og Brønnøysundregisteret., dvs. nøkkelen er  fødsels- og organisasjonsnummer.

Framgangsmåte

  • Registrer journalpost på vanlig måte i Fokus / WebSak
  •  På mottakarfana vel "Legg til"
  • Vel i Identitetsregisteret enten Folkeregister (for privatperson) eller Enhetsregisteret i  Brønnøysund (for firma)
    - Søk på namn , bruk avansert søk om du ikkje får treff. Viktig at namnet rett skrive.
  • Når rett namn er funne, dobbelt-klikk,  eller  trykk Til, ev trykk Kopi  -   og Ok når alle mottakarar og kopimottakarar er funne
  • Skriv brev på vanlig måte og ekspeder det. Brevet vil då bli sendt direkte ut via SvarUt.

Ekspedering

  • Skjer direkte til dei som har oppretta digital postkasse (dei får SMS om brev).
  • Andre får melding via Altinn. Dei må logga seg på  med MinID og lesa brevet i Altinn
  • Dersom Altinn- mottakar ikkje opnar brevet  innan 2 dagar, går det til Grafisk Digital, vert skrive ut og sendt direkte til mottakar si  adresse.

 

SvarInn – Brev frå andre organ som brukar SvarUT,  får Kvam herad som digital post via Acos –Mottak

 

SvarUT /SvarInn er integrert i følgjande system

- Websak Basis/ WebSak Fokus

Arkivleiar, IT informasjonsarbeidar og prosjektleiar  har tilgang til KS SvarUt og kan legge inn innstillingar og sjekke historikk m.m.
Alle tilsette i fellessekretariatet har lesetilgang.