ReservasjonskontrollArkivtenesta skal ein gong i månaden utføre kontroll med saker og journalpostar med status Reservert/Konsept (status R) og som er eldre enn 2 månader og som er utan dokument.
Dersom journalposten er oppretta i eit anna år og er utan dokument, vert den sletta av arkivet.
Saker og dokument som er oppretta og inneheld dokument med status R: Før sletting skal arkivtenesta ta kontakt med sakshandsamar og å få bekrefta sletting. ForfallskontrollLeiar har ansvaret, men arkivtenesta skal utføre kontroll av at sakshandsamar held dei handsamingsfristane som er gjeldande. Restanselister/restansekontrollSentralarkivet skal fire gonger årleg ta ut rapport over saker som ikkje er ferdighandsama/avskrivne. Dei kvartalsvise listene skal leverast til avdelingsleiar som er ansvarleg for at sakshandsamar eller andre skal avskrive saka Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamar som skal slutte. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne. Saker må overførast til ny sakshandsamar. UtlånskontrollSentralarkivet skal skrive ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet. Det skal settast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker |