Prosedyre og rutinar for dokumenthandtering for arkiv, sakshandsamarar og leiarar

Brev, epost og faks frå Austevoll kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som epost utan at dei er kryptert. All utgåande post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

Ny sak

Sakshandsamar kan opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal:

• sakshandsamar skal knytte saka til rett arkivdel. Arkivet fører på  klassering / arkivkode. Dersom ein er i tvil om arkivdel skal ein ta kontakt med servicekontoret.
• sakshandsamar skal utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.

Når sakshandsamar opprettar sak får den sakstatus R.

Sakshandsamar skal melde til servicekontoret når eigne saker skal avsluttast via fagsystemet. Før avslutning må alle journalpostane vere avskrivne.
Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak, skal ein kontakte servicekontoret.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev

Sakshandsamar skal arkivere eigne utgåande brev, faks, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal også:

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar.

Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R.

Når dokumentet er ferdig til ekspedering/postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F.

Når sakshandsamar sjølv skriv ut brevet og legg brevet i konvolutt utan å sende det til ekspedering, skal han føre på ekspederingdato og status E.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Utgåande epost

Sakshandsamar skriv og adresserer utgåande epost.
Hugs at adresse og epostadresse må vera korrekt.

Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane Nytt internt notat med oppfølging og Nytt internt notat. Notat skal ikkje ekspederast. Dei er interne og er ferdig med status F.

Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse.

Journalar

Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem.

Originaldokument som vert journalført i fagsystem og manuelle journal skal leverast til arkivtenesta med ein til arkivet.

Når ei sak er ferdig handsama i det papirbaserte arkivet skal dokumenta sendast til arkivet for arkivlegging. Arkivtenesta skal kontrollere at alle saksdokument som høyrer til saka er med. Før arkivlegging skal mappa reinskast, dvs. at binders, kladdar, notat og liknande vert fjerna.