Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling mellom Austevoll kommune og dei som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak å gjera.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av t.d. Internett, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Heimelsgrunnlag

 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker ( Forvaltningslova)
 Lov om elektronisk signatur ( E-signaturlova)
 Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen ( eForvaltningsforskrifta)
 

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Austevoll kommune

Alle som kontaktar Austevoll kommune kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her.

E-post til kommunen skal sendast til sentral epost adresse. Adresse til sentralt epostmottak er postmottak@austevoll.kommune.no

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.
Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som nyttast ved utsending.
 

I de tilfella elektronisk post skal sendas direkte til enkeltpersoner sine adresser skal dette avtalas spesielt. 

Gjeldande rutinar for journalføring av elektronisk post i Austevoll kommune skal følgjast.

På følgjande fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på eigne elektroniske skjema:

Barnehage
Skule
Vaksenopplæring
Kulturskule
Rekruttering/ledige stillingar
Byggesak
Bustønad
Landbruk

Gjeldande retningslinjer for journalføring i Austevoll kommune skal følgjast.

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal bli handsama.

I enkelte saker kan Austevoll kommune be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter, eller stille krav om at dei tryggleiksstenester og -produkt som er nemnde i dokumentet skal takast i bruk, dersom dette er vesentleg for handtering av førespurnaden.

Basert på IT-strategi for Austevoll kommune skal informasjontryggleik og tryggleiksrutinar tilfredsstilla lover, forskrifter og datatilsynet sine krav.
 

Følgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Austevoll kommune med mindre det er nytta tryggleiksstenester og –produkt som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urettmessig innsyn:

•  Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov
   
•  Sensitive personopplysningar
   

Høve til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom nokon misbruker tilgangen til å nytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan ein nekte vedkomande heilt eller delvis å nytte slik kommunikasjon i framtida. Ein skal sende ut varsel med ein frist for å uttale seg i saka før ein nektar nokon å nytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan kommunen nekte tilgang straks.

Handtering av opplysningar der det er nytta elektronisk kommunikasjon

Dokument skal straks journalførast i rett fagsystem / WebSak. Sakshandsamar må sikra at elektronisk kommunikasjon på Facebook, sms og andre sosiale media. 

Stadfesting av mottak

Når ein mottek elektronisk post som fører til sakshandsaming skal kommunen sende stadfesting av at posten er mottatt:

Automatisk svar frå postmottak@austevoll.kommune.no som stadfestar at dokumenta er motteke.

Førebels svar etter krav i forvaltningslova.
Sakshandsamar har ansvar for å sende ut førebels svar, når posten blir journalført, og seinast innan ei veke etter posten er motteke. Meldinga skal innehelde tidspunkt for mottak, og saksnummeret/journalnummeret skal nyttast som referanse. Stadfestinga skal journalførast og arkiverast

Når det gjeld saker med ledige stillingar, skal førebels svar sendast ut når søknadsfristen er ute.

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottek elektronisk post som skulle ha vore sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må kommunen informere avsendaren om dette, og om mogleg vise vedkommande til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottek kommunen elektronisk post med andre feil eller manglar, må kommunen informere avsendaren om dette før sakshandsaming tar til.

Melding om og tilgjengeliggjering av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten  har godtatt dette og oppgitt den elektroniske adressa kommunen skal nytte for å sende varsel om vedtak. Vedtaket skal gjerast tilgjengelig frå eigna informasjonssystem og risiko for at uvedkommande skal få innsyn skal vere tilfredsstillande ivareteke.

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettast i elektronisk form. 

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form viss den som krev innsyn samtykkar eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument i systemet er tilfredsstillande førebygd.

Dersom den som krev innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysningar som er naudsynte for å stadfeste signaturen, utleverast saman med dokumentet. Alternativt må verifisering avtalast spesielt.

Kommunen skal legge til rette for at dokumenta kan leggjast fram slik at innhaldet kan dokumenterast for ein tredjepart.

Informasjonstryggleik og bruk av tryggleikstenester og produkt

Sjå IT- Strategi for Austevoll kommune.