|
Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling), innholdet i arkivstykket (kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter. Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer (der disse foreligger). Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares. Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.
Steigen kommune skal følge disse standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting.
Steigen kommune skal følge disse kravene til innbinding:
-Møtebøker fra Formannskap og Kommunestyre skal bindes inn bokbinderfaglig.
-Møtebøker fra politiske utvalg skal bindes inn med kommunens eget innbindigsutstyr
-Kopibøker skal bindes inn med kommunen sitt eget innbindingsutstyr
-Journaler skal bindes inn med kommunen sitte eget innbindingsutstyr
-Andre protokollserier skal vurderes på eget grunnlag |