|
Ansvaret for kommunens personalmapper er rådmannen som er kommunens øverste administrative leder. Rådmannen har ansvar for at disse sakene til enhver tid håndteres forsvarlig. Dette ansvaret kan delegeres dvs at vanligvis er det rådmannen ved avdelingssjef og personalansvarlig som er ansvarlig for personalmappene. I tillegg kommer det personalet som håndterer, registrerer og bruker sakene i sitt arbeid. Arkivpersonale har adgang til personalmappene, lønnspersonale har adgang til lønnsdokumenter. Retningslinjer for håndtering og oppbevaring av personalsaker og personalmapper skal være i tråd med de til enhver gjeldende lover og regler og retningslinjer i kommunene. Dette betyr i dag: Kommuneloven Offentlighetsloven Forvaltningsloven Personopplysningsloven Arkivloven arkivforskriften Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv Personalmapper oppbevares som egen serie skilt (ut) fra saksarkivet. Lønnsdokumenter oppbevares som egen serie i lønns/regnskapsavdelingen. Lønnsdokumenter skal ikke registreres i journalen, dette er personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold ,disse dokumentene skal oppbevares utenfor personalmappen. Denne type materiale kan kasseres etter 5-10 år i følge regnskapsforskriftene og kommunalforvaltningens kassasjonsbestemmelser. Ved å legge slik informasjon i en personalmappe vil det medføre merkostnader og merarbeid ved bortsetting. Med lønnsdokumenter menes: Personalmeldinger T-trinnskjema Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse Trygdekontoret, diverse papirer Innvilgede permisjonssøknader? kopi Innvilgede søknader om redusert stilling, kopi Velferdspermisjoner Ferier Tjenestereiser, reiseforskudd Skattekort Varsel om opphør av midlertidig stillingskjema Ulønnet permisjon ved fødselskjema Brev fra lønningskontoret, feil lønn Egenmeldinger og sykemeldinger Personalmapper behandles med størst mulig forsiktighet og skal oppbevares i låsbare innretninger. Personalmapper skal aldri sendes i posten, men leveres direkte til leder/saksbehandler. Dokumenter som inngår i personalmapper skal uten opphold leveres arkivet for registrering. Personalmapper arkiveres alltid umiddelbart. Personalmapper er av sensitiv art og behandles ikke som annet arkivmateriale, det anbefales at det er begrenset hvem som jobber med personalmapper. Politiregisterforskriften er endret nå. Det står ikke lenger at politiattestene skal makuleres når de er registrert. Nå står det: § 37-2.Oppbevaring av politiattest hos mottakeren Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Politiattesten kan oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet med politiattesten, men ikke utover det tidspunkt vedkommende slutter i den stillingen som ga grunnlaget for vandelskontroll. Politiattest som ikke lenger er nødvendig for formålet skal tilintetgjøres. Offentlige mottakere skal slette politiattesten i samsvar med § 16-2 annet ledd nr. 2. Ifølge Riksarkivet heter det at: Politiattester som innhentes i tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument jf. Forskrift 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 2-6. Det må registreres i journal at slike dokument er innhentet men Riksarkivaren sier at det ikke er nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem. Riksarkivaren sier også at disse attestene skal oppbevares så lenge det foreligger et administrativt behov, men det er opp til kommunen selv å utøve skjønn når det gjelder hvor lenge attesten skal bevares. 1. For skoler og barnehager skal politiattesten makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaker jf. Forskrift til opplæringsloven § 15-4 og jf. Barnehageloven § 5 2. For barnevernet heter det at attesten skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen. Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer. (Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven § 8 Slik praktiserer vi det i Krødsherad kommune: beidsgiver å velge – tolkning ut fra forskriften o Unntak: Støttekontakter – Familie og oppvekst – kvittering for mottatt politiattest på: o Personalsaken o Støttekontakt saken |