Glemt Passord?

Daglig kvalitetssikring av journalføring og arkivering. Periodekvalitetssikring

Daglig kvalitetssikring: - journalposter/dokumenter:

Arkivet kvalitetssikrer daglig journalposter/dokumenter.

Dette gjøres i ePhorte i sidemenyen ved å velge:

  • Arkivsøk
  • Til journalføring inn/ut

Journalposter som er opprettet med dagens dato, avventes til neste dag med kvalitetssikring og journalføring. Dette fordi saksbehandler skal ha mulighet til eventuelt endre på dokument før ferdigstilling.

  1. Status E=ekspedert: utgående dokument som er sendt til mottaker. Sjekk at journalposten ikke innehar skrivefeil. Ved ekspedering i svarut, sjekk at alle mottakere har mottatt brevet. Hvis det eksempelvis mangler poststed på en eller flere mottakere, vil ikke disse motta brevet. Legg derfor inn rette opplysninger og velg Ekspeder. Journalfør posten ved å velge J når alt er ekspedert. 
  2. Status F=ferdig: sjekk at dokumentet er lagt på rett sak og at rett saksbehandler er satt på, om avsender/mottakeren er fylt inn fullstendig med adresse, mail, fødselsnummer/org.nummer, om u.off og skjerming skal settes på. Rett opp eventuelle skrivefeil. Når alt er sjekket og korrekt, settes journalposten i status J.
  3. Status S= registrert/oppdatert av saksbehandler: sjekk at det ligger dokument i journalposten, sjekk at innholdsbeskrivelse i journalposten speiler innholdet i dokumentet, sjekk at eventuelle vedlegg er komplette og har navn som gjenspeiler innhold, fjern vedlegg uten innhold, rett eventuelle skrivefeil, sjekk ev.gradering (u.off., skjerming). Endre status til J.
  4. Status M= midlertidig registrert: Når arkivet arkiverer dokumenter får journalposten status M. Arkivpersonalet sjekker umiddelbart etter arkivering følgende: at riktig sak er valgt, riktig saksbehandler og kopimottakere/mottakere er valgt, om avsender/mottakeren er fylt inn fullstendig med adresse, mail, fødselsnummer/organisasjon nummer, om u.off og skjerming skal settes på, ev. skrivefeil. Når alt er sjekket og korrekt, settes journalposten i status J.
  5. Status R=reservert: dette er journalposter/dokument som saksbehandler har opprettet og fortsatt jobber med. Disse skal ikke arkivet umiddelbart gå gjennom og sette i J. Ved restanseoppfølging fire ganger i året, blir saksbehandler fulgt opp med hensyn til disse sakene. Se rutinebeskrivelse for restanseoppfølging under her.

Oppfølging av restanser, konsepter og uavsluttede saker og vedtak i  ePhorte:

Fire ganger i året foretas restansekontroll av arkivet; februar, mai, august og november. Følgende tekst sende ut i epost til saksbehandlere:

"Jeg ser at det ligger en del restanser, konsepter, uavsluttede saker og vedtak for oppfølging i ePhorte, og ber deg derfor ta en gjennomgang av det som ligger hos deg.

 Restanser

Restanser som er ferdigbehandlet (lest og evt. besvart) må avskrives. 

Slik finner du dine restanser:

  • Venstremeny
  • Mine restanser 

Konsepter

Dokument som har status R anses ikke som arkivert, og det er kun du som saksbehandler som vet om disse er sendt/ekspedert, om de ikke er ferdige enda, eller om de er opprettet ved en feil. Hvis du har opprettet et dokument ved en feil må dette slettes av arkivtjenesten - ta kontakt med arkivet. 

Slik finner du dine dokument med status R (konsepter):

  • Venstremeny
  • Mine konsepter

 Saker

Det ligger i tillegg mange uavsluttede saker i ePhorte. Saker som det ikke forventes mer bevegelse på og som vurderes som avsluttet skal ferdigstilles. NB! Før en sak kan ferdigstilles må alle restanser være avskrevet og alle dokument være journalført. Se vedlagte brukerveiledning for hvordan du søker opp dine saker som er under behandling. 

Vedtak for oppfølging

Husk å sette vedtaksstatus til «Ferdig/Iverksatt» for de vedtak som er gjennomført. Dersom vedtaket ikke er gjennomført enda bør det legges inn en merknad på status for saken, slik at det i rapporten kommer frem hvorfor vedtaket ikke er iverksatt.

 Slik finner du dine vedtak for oppfølging:

  • Venstremeny
  • Vedtak for oppfølging"

Vedlegg til e-posten:

[Hvordan søke opp mine saker som er under behandling .pdf 196,46 kB]  

 

Saker status F= ferdigmeldt. Saksbehandlere setter saker i status F. Arkivet sjekker at alle saker og dokumenter er avskrevet av saksbehandler. Hvis noen dokumenter ikke er avskrevet, kontakt saksbehandler som må avskrive. Sjekk at ingen journalposter mangler dokument eller inneholder feil. Når dette er gjort settes saken i A=Avsluttet.