|
Molde kommune bruker ePhorte 4 som sak-/arkivsystem, og alle dokumenter i systemet som settes i J (journalført), blir automatisk konvertert til arkivformat PDF-A. § 3-4.Oppbevaring og sikring Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: A) hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes Malene i Ephorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik: 1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF-A 2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A format 3. E-posten som kommer inn blir konvertert til RA-HTML-format i forbindelse med importen. Blir konvertert til PDF-A som arkivformat B) hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir Ephorte er fullelektronisk og alle dokumenter blir skannet/importert, lagret og siden makulert. Unntak kan være tegninger i et veldig stort format og originale avtaler (som i tillegg er skannet inn). Alle saks-/arkivdokumenter skal scannes inn i og oppbevares i sak-/arkivsystemet. I tillegg skal følgende dokumenter oppbevares på papir:
- Originale skjøter som er tinglyst. Dette legges i bokser og oppbevares i bortsettingsarkiv.
- Signerte avtaler oppbevares i original.
C) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder - tidspunkt for konvertering Dokumenter som ikke allerede har riktig arkivformat blir konvertert til arkivformat/PDF-A når de blir journalført. Sosi-filer blir omgjort til PDF-A ved journalføring av saken. Arkivpersonell med rollen arkivansvarlig i ePhorte, journalfører hver dag dokumenter som ligger i systemet under Arkivsøk - Til journalføring. Disse blir da automatisk konvertert til PDF-A. Ansvar
- Arkivar som skanner har ansvar for å sjekke kvaliteten på det skannede dokumentet
- Arkivar som skanner har ansvar for å legge dokumentet til oppbevaring i en periode fastsatt under.
- Saksbehandler har ansvar for å gi beskjed til sentralarkivet hvis et dokument ikke er av tilfredsstillende kvalitet.
- Saksbehandler har ansvar for å sende arkivverdige dokumenter til skanning straks de er mottatt.
Når arkivar har skannet eller tilknyttet fil, skal hun/han sjekke opp dokumentet i sak- og arkivsystemet og se om det har tilfredsstillende kvalitet og har blitt lagret i PDF/A format. - retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk, Etter at dokumentene er skannet inn blir disse oppbevart i bokser sortert på dato. Dokumentene blir oppbevart hos oss i over 1 år før de makuleres. D) en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med EVRY og IKAMR (og eventuelt elektronisk depot) for nødvendig bistand. Molde kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Ved endringer som nytt arkivsystem eller organisasjonsmessige endringer, benyttes skarpt periodeskille. Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Arkivdelene personalarkiv (Personal0/Per-slutt0) videreføres uten skarpt periodeskille. Avlevering til depot: Samarbeid mellom Dokumentsenteret, RORIKT og IKAMR for å starte prosessen med uttrekk av avsluttede arkivdeler. Det kontrolleres at uttrekket er i et format som Riksarkivaren godkjenner. Uttrekk i godkjent format deponeres så til IKAMR. Depot gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene. Overføring av avsluttede arkivdeler til IKAMR blir gjort i samarbeid med Documaster. Vi bruker ikke CD-R for overføring til IKAMR, men vi setter opp en sikker filoverføring direkte mellom våre systemer, Documaster og IKAMR. For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges: RORIKT har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt. De er som følger: Backup til backupenhet (Oppbevaring på ekstern lokasjon): - Daglig backup av endringer. Overskrives etter 1 uke - Ukentlig backup av alle data. Overskrives etter 21 dager / 3 uke - Månedlig backup av alle data. Overskrives 16 måned - Årlig backup av alle data. Overskrives etter 10 år Kontroll av backup: Hver ukedag kontrolleres backup-loggene, de blir sendt på e-post til personell i RORIKT som jobber med backup. Samme personell retter eventuelle feil, og kjører backup manuelt ved behov. E) iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter. Leder godkjenner tilganger til den enkelte ansatte. Det blir foretatt en offentlighetsvurdering av alle dokumenter ved registrering. For dokument som er unntatt offentlighet blir det påført tilgangskode i henhold til lovhjemmel. Rutiner for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet: SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENT Taushetsplikt Alle arbeidstakere har taushetsplikt etter forvaltningsloven og de særlover deres arbeidsområde kommer inn under. Adgang Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i avlåste skap så langt det er tjenlig. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Fortrolig informasjon skal kun gis til den som har autorisasjon for de aktuelle opplysninger. Adgangen til elektronisk materiale reguleres av datasikkerhetstiltak for dette. Kontorsikkerhet Datautstyr skal være avslått / utlogget ved pauser og etter arbeidsslutt. Datasikkerhet Det skal være utarbeidet rutiner for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, gradert tilgang, loggesystemer o.a. Alle programmer skal være utstyrt med automatisk viruskontroll.
|