Glemt Passord?

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

1. Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner
og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk
av arkivdokumenter i arkivsystem

2. Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

A) Ansvar for tildeling og ajourhold av rettigheter

Systemansvarlig er ansvarlig i ePhorte og har ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i dette programmet.

Dersom IT-avdelingen gjør endringer som har betydning for brukerrettigheter i sak/arkivsystemet skal systemansvarlig informeres på forhånd.

Ajourhold av brukerrettigheter:

  • Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene er àjour.

Kommunal-/enhetsleder har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om:

  • tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
  • personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
  • endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje:

  • ved nyansettelse
  • ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
  • når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

  • Den ansattes fulle navn, stillingstittel og internt telefonnummer
  • Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
  • Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ eventuell stopp av tilganger.

Melding oversendes arkivleder via IT-avdeling som har mottatt skriftlig melding fra kommunalleder/virksomhetsleder. Meldingen er skriftlig slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlig skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar.

B) Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: 

Rettigheter:

  •  adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  •  adgang til funksjoner for registrering og retting
  •  adgang til å registrere merknader
  •  adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  •  rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper

Begrensninger:

  •  autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for
  •  alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

  •  adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  •  adgang til funksjoner for registrering og retting
  •  adgang til å registrere merknader
  •  adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  •  rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.

Begrensninger:

  • adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende  dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

 

C) Hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur

Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres. Vi har i dag elektronisk godkjenning av dokumenter. Delegerte vedtak skal godkjennes av nærmeste leder og ha 2 underskrifter.

 

D) Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen

 Registreringen

Arkivtjenesten:

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres i forbindelse med journalføring.  Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  •  at journalposten er knyttet til riktig sak
  •  at eventuell avskrivning er utført
  •  at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  •  ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Saksbehandler:

  •  kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett og at dokumentene er lesbare.
  •  at journalposten er knyttet til riktig sak
  •  den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.
  •  at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført

 Arkiveringen

ROR IKT (kommunens IKT-firma) har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

Backup-rutinene beskrevet under § 3-4 punkt D skal følges.

Sikkerhetskopi oppbevares fysisk adskilt fra produksjonsbasen, gjelder for alle RORIK sine systemer. Lokaler som benyttes til begge er godkjent for formålet slik at sikkerheten er ivaretatt.

Sikkerhetskopieringen er ikke på Arkivformat, men en kopi av produksjonsbasen som kan settes i produksjon ved behov. Vi benytter ikke arkivmedium, men system for sikkerhetskopiering med tilhørende medium for dette. 

 

E) Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas

Molde kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Arkivverdig epost og papirpostsom sendes direkte til saksbehandler må også journalføres. Saksbehandler registrerer dokumentet selv i ePhorte eller videresender det til postmottak for journalføring. Saksbehandler er ansvarlig for at egenproduserte dokumenter blir arkivert.

Saksposten stemples med dagens dato. Dokumentene blir påført saksnummer og skannet. Dokumentene blir enten knyttet til eksisterende saker eller vi oppretter nye saker. Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene.

Vedtak sendes ut til bruker etter elektronisk godkjenning av enhetsleder. Vedtak godkjennes elektronisk og skriftlig signering er ikke nødvendig.

F) Definerer ansvar for:

-       fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkomne dokumenter skal arkivtjenesten fordele direkte til den enkelte saksbehandler. Innkommende sakspost til skolene og barnehagene fordeles til rektor og styrerne. Post til Byggesak og Geodata settes ufordelt til leder som igjen fordeler til saksbehandler.

-       retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

-       avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer at avskrivning skjer ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

-       vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Dersom det foreligger en begjæring om innsyn vurderes meroffentlighet.

-       registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Når rådmannen, etatsledere eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, registrerer arkivtjenesten unntaket i Ephorte med henvisning til korrekt tilgangskode/lovhjemmel.

G) Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Dokumentene oppbevares på sikret sted på den aktuelle lokasjon, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

Importsentral i sak-/arkivsystemet: Arkivpersonalet sjekker importsentral i sak-/arkivsystemet hver dag og arkiverer.

Utgående post: Alle arkivdokument skal i hovedsak produseres og eksporteres fra sak-/arkivsystemet, enten ved at det tas utskrift og sendes i post eller epost.

Fordeling av dokumenter: Arkivpersonalet fordeler post i systemet. Saksbehandler skal gi beskjed til arkivpersonalet hvis dokumenter eller sak skal til en annen saksbehandler. Arkivpersonalet setter på ny saksbehandler. 

Signering av dokumenter:

Type dokumenter som skal signeres:

Utgående brev og notater

Saksfremlegg

Politiske møteprotokoller

Arbeidsavtaler og andre avtaler (herunder leie av bolig, kjøpsavtaler, leasing av utstyr m.m.) 

Permisjonssøknader

 Elektronisk signatur: Alle utgående brev og notat fra sak-/arkivsystemet har elektronisk signatur når dokumentet ekspederes. Dette gjelder også for saksfremlegg.

Manuell signering (håndskrevet): Politiske møteprotokoller, arbeidsavtaler, andre avtaler og permisjonssøknader (signeres både av arbeidstaker og leder). Scannes inn i arkivsystemet når signering er i orden.  

Kvalitetssikring, journalføring samt retting av eventuelle feil:

Arkivpersonalet går gjennom dokumenter i ePhorte som ligger til journalføring, status F, S, M og retter eventuelle feil i journal- og arkivsaken, og setter dokumentet til status J. Dette gjøres hver dag i arbeidsuka.

Offentlighetsvurdering:

Arkivpersonalet vurderer gradering av dokumenter og eventuelt saker etter off.l jmf. fv.l. Ved tvil om gradering og innsyn kontaktes jurist.

Avskriving og restansekontroll:

Avskriving:

Saksbehandlere er ansvarlig for å avskrive inngående dokument. Dette kan gjøres ved å gå inn i sak og velge inngående journaldokument som skal avskrives - trykk ved siden av journalteksten (blått merke) og velg "Besvar/Avskriv" med følgende alternativer:

1. "Svar med utgående post" - inngående journaldokument avskrives automatisk ved at et utgående svarbrev opprettes

2. "Avskriv JP" med alternativ:

EP - Besvart med e-post

TE - Tatt til etterretning

TLF - Besvart på telefon

TO - Tatt til orientering

3. "Svar med enkel e-post" Inngående blir da avskrevet når utg. e-postsvar lagres.

Restanse:

Restanser som er ferdigbehandlet (lest og evt. besvart) må avskrives.

Arkivpersonale sender to ganger i året (vår og senhøst) ut e-post til alle saksbehandlere med påminning om restanse.

Restanser finnes i ePhorte:

  • Venstremeny
  • Mine restanser

 Konsepter

Dokument som har status R anses ikke som arkivert, og det er kun saksbehandler som vet om disse er sendt/ekspedert, om de ikke er ferdige enda, eller om de er opprettet ved en feil. Hvis det har opprettet et dokument ved en feil må dette slettes av arkivtjenesten - gi beskjed.

 Dokument med status R (konsepter) finnes ved å velge:

  • Venstremeny
  • Mine konsepter

Saker

Det ligger i tillegg mange uavsluttede saker i ePhorte. Saker som det ikke forventes mer bevegelse på og som vurderes som avsluttet skal ferdigstilles. NB! Før en sak kan ferdigstilles må alle restanser være avskrevet og alle dokument være journalført.

Vedtak for oppfølging

Vedtaksstatus skal settes til «Ferdig/Iverksatt» for de vedtak som er gjennomført. Dersom vedtaket ikke er gjennomført enda bør det legges inn en merknad på status for saken, slik at det i rapporten kommer frem hvorfor vedtaket ikke er iverksatt.

 Vedtak for oppfølging finnes ved å velge:

  • Venstremeny
  • Vedtak for oppfølging