Bortsetting og avlevering av arkiv til depot

Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalenhet), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.

Arkivbegrensning (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.

Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.

Rødøy kommune skal følge disse standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste

Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting.

Forberedelser før avlevering til depot

Rødøy kommune benytter seg av Arkiv i Nordland sin depottjeneste. Eldre arkiv sendes til Arkiv i Nordlands depot for oppbevaring.

I arkivforskriften § 6-2 står det følgende om avleveringstidspunkt: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.

Generelt skal arkivmateriale avleveres når det er 25-30 år gammelt (riksarkivarens forskrift § 6-2, første ledd). Arkivmaterialet er ikke lenger i bruk, og behovet for utlån vil være lite. Når det gjelder personregistermateriale regner vi klientmapper, elevmapper og lignende som ikke har vært i bruk på 10 år, som ute av administrativt bruk.

Ta kontakt med arkivleder ragnhild.aakre.seljevoll@rodoy.kommune.no for informasjon og veiledning om avlevering av arkiv til depot. Informasjon om pakking, merking og sending finnes på Arkiv i Nordland.
Ingen avlevering utføres uten avtale med arkivleder.

https://gammel.nfk.no/arkivinordland//avlevere-arkiv/