|
Rødøy kommune er definert som ett organ etter arkivloven. Rødøy kommune innførte elektronisk arkiv fra 01.10.2017. Sentral arkivtjeneste ligger under formannskapskontoret, som også har ansvar for felles postmottak og sak-/arkivsystem. Arkivtjenesten har ansvar for journalføring av dokumenter i sak-/arkivsystemet, og for å ta ut og publisere postjournal på kommunens nettside. Når det gjelder fagsystem, har systemansvarlig for det enkelte fagsystem ansvar for journalføring og uttak av journaler i henhold til rutiner.
| Ansvar
|
Beskrivelse og oppgaver
|
Arkivorganisering
|
| Kommunedirektøren
|
Kommunedirektøren har det overordnede administrative arkivansvaret, jf. Arkivforskriften § 1-1.
|
|
| Arkivleder
|
Det daglige arkivarbeidet utføres av arkivtjenesten, under ledelse av arkivleder. I Rødøy kommune er arkivtjenesten organisert under Formannskapskontoret, med kontorsjefen som arkivleder. Arkivleder har ansvar for oppfølging, informasjonsflyt, veiledning og kompetanseheving til arkivmedarbeidere i hele organisasjonen. Arkivleder er depotansvarlig, med ansvar for eldre og avsluttede arkiver.
|
|
| Arkivtjenesten
|
- Postmottak (brevpost, digitale skjema, SvarInn og e-post)
- Registrering/journalføring/fordeling av post
- Journalføring utgående post
- Postliste/Offentlig journal
- Brukerstøtte Elements
- Innsynsbegjæringer
- Klasseromskurs, E-læring og drop in i Elements
|
I enheter som benytter fagsystemer med arkiv, er det enhetsledere som har ansvaret for arkivet.
|
| Kommunalsjefer
|
Kommunalsjefer/toppledere har ansvar for det løpende arkivarbeidet i egen sektor. Videre for arkivmateriale som oppbevares i egen sektor.
|
|
| Enhetsledere/mellomledere
|
Enhetsledere er ansvarlige for det løpende arkivarbeidet i egne enheter, og skal påse at arkivverdige dokumenter arkiveres fortløpende i henhold til rutinebeskrivelser. Videre er de ansvarlige for at oppbevaring av fysisk arkiv på enheten gjøres på en forskriftsmessig måte, og at arkiv som ikke lenger er i bruk, avleveres til arkivtjenesten sentralt.
|
Eksempler på dagligarkiv ved enheter:
- Skyggearkiv ved skoler og barnehager
- Journalsystemer i helse- og omsorgstjenesten
- Utlånsmapper fra arkiv
|
Ved interkommunale samarbeid skal det fremkomme av samarbeidsavtaler hvilken myndighet og ansvar som er lagt til samarbeidet, jf. kommunelovens sjette del. Dette inkluderer arkiv. |
|