Innsyn

Retten til innsyn i offentlig virksomhet er et grunnleggende demokratisk prinsipp, og har etter hvert blitt solid forankret i lovverk og praksis, både nasjonalt og internasjonalt. Retten til innsyn i forvaltningens dokumenter er nedfelt i Grunnloven § 100 femte ledd, som slår fast at enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter, så fremt det ikke ved lov er fastsatt begrensninger ut fra hensynet til personvern eller andre tungtveiende grunner. Hovedreglene om innsyn er definert i Offentliglovens § 3. Alle saksdokumenter, journaler og liknende registre for organet er åpne for innsyn, dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Offentliglovens § 11 om merinnsyn sier at det likevel må vurderes å gi helt eller delvis innsyn i en sak, selv om det er lov til å gjøre unntak for innsyn. Hvis man kommer til at offentlighetshensynene som listes opp i lovens formålsparagraf veier tyngre enn behovet for unntak, bør man gi innsyn. Alle lagringsformene er likestilte. Dette innebærer blant annet at det ikke spiller noen rolle for innsynsretten om et dokument er kommet inn som elektronisk post eller som vanlig post. Etter Offentliglovens § 28 innsyn kan kreves enten skriftlig eller muntlig. Det er ikke krav om at den som krever innsyn identifiserer15 seg, innsynskravet kan for eksempel ha kommet pr. epost eller telefaks uten at det er opplyst noe navn. Dokumentene det blir gitt innsyn i må da sendes til samme eller annen oppgitt adresse. Organet som har mottatt krav om innsyn skal gjøre en selvstendig16 vurdering av kravet. Organet er ikke bundet av at en eventuell avsender av et dokument har unntatt dokumentet fra offentlighet. Dette gjelder både der organet selv har utarbeidet dokumentet, og der det har mottatt det utenifra. Avgjørelsen om innsyn skal foreligge uten ugrunnet opphold. Organet kan i følge § 8 i Offentligloven bare kreve betaling for innsyn etter denne loven dersom det har hjemmel i § 8 andre ledd (betaling for avskrifter, utskrifter eller kopier), eller tredje ledd (særlige tilhøve ved arten til dokumentene eller virksomheten).

Rutiner som omhandler forespørsler om innsyn i Midt-Telemark kommunes arkiv og saksdokumenter. Denne mappen kan ligge på ulike steder, burde også være å finne på de enkelte enheter og hos tjenestetorget.

Eksempel

Hovudregel

Alle har i følgje offentleglova rett til å krevja innsyn i saksdokument, journalar og andre registre (offentleglova § 3).

Innsyn kan krevjast munnleg eller skriftleg (offentleglova § 28).

Midt-Telemark kommune skal journalføre alle krav om innsyn.

Alle krav om innsyn skal journalførast med arkivleiar som sakshandsamar. Arkivleiar skal saman med sakshandsamar for den aktuelle saka, handsama krav om innsyn.

Unntak

Enkelte dokument vil vera unnateke frå offentleg innsyn.

Det kan eksempelvis dreia seg om interne dokument, eller dokument som inneheld sensitive opplysningar.

Dokument som er fritekne frå innsyn må ha heimel i lov eller forskrift med heimel i lov (offentleglova § 3)

Dokument som er unnateke offentleg innsyn vert vist i postjournalane med markeringa §.                       

Dei som ynskjer innsyn i eit dokument som er unnateke frå offentleg innsyn, skriv ein søknad og sender den til Øygarden kommune. Krav om innsyn i saker/dokument som ikkje er offentleg skal journalførast i den arkivsaka det gjeld.

Blir kravet om innsyn avslått, kan vedtak klagast på til fylkesmannen via kommunen. (Forvaltningslova kapittel VI)

Partsinnsyn

Ein part har rett til å gjera seg kjent med saka dokument/innsyn. Rett til innsyn som part vert regulert av forvaltningslova §§ 18 – 19, og ikkje av offentleglova.

Kven som er part går fram av forvaltningslova § 2 (1) bokstav e): Part er ein «person som ei avgjersle rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld>>.

Det er ikkje nok å ha uttalt seg eller vera omtalt i ei sak, for å kunna verta rekna som part, men desse personane vil kunne ha rett på innsyn etter offentleglova, jfr over.

Den som er part i sak der det er gjort enkeltvedtak, har ofte behov for å gjera seg kjent med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i alle saksdokumenta, sjå forvaltningslova § 18 (1).

Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn.

Unntaka frå retten til innsyn går fram av forvaltningslova § 18 (1) siste pkt. og §§ 18a – 19

Dokument unnateke frå innsyn kan vera;

• dokument utarbeida for kommunen si interne saksførebuing
• opplysningar om forretningshemmeligheter     
• opplysningar som gjelder riketssikkerhet
• opplysningar som kan føra til ei negativ helsemessig utvikling for parten.

Sjølv om innsyn kan nektast, har parten i fleire høve rett på innsyn i dei faktiske opplysningane som går fram av dokumenta, sjå forvaltningslova § 18c.

Også meirinnsyn skal vurderast, sjå forvaltningslova § 18 (2).

Korleis dokumenta vert gjort tilgjengeleg ved innsyn går fram av forvaltningslova § 20.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter regler i forvaltningslova kapittel VI.

Partsinnsyn i saker om tilsetjing i offentleg forvaltning

Ein part i sak om tilsetjing har krav på innsyn i:

• Utvida søkjarliste, sjå forvaltningslovforskrifta § 15.
• Opplysningar om seg sjølv, sjå forvaltningslovforskrifta §16. 
• Opplysningar som gjeld andre søkjarar, sjå  forvaltningslovforskrifta § 17.     
• Skriftleg referat om kva parten sjølv har sagt i intervju eller anna samtale, sjå forvaltningslovforskrifta § 18.     
• Kven som er innstilt til stillinga og den rekkefølgje dei er innstilt i, sjå forvaltningslovforskrifta § 19.

Personalmapper

Tilsette eller hans/hennar fullmektig kan krevja og få innsyn i eiga personalmappe, men dei kan ikkje krevja dei utlevert, sjå  Personopplysningslova §§ 18 (2), kfr § 23.

Heimeltilvising ved ikkje offentleg:

I tilfelle krav om innsyn viser ein til rett paragraf i offentleglova med tilhøyrande bestemmelse. Eks:

• Offentleglova § 14 (interne dokumenter )
• Offentleglova § 13 opplysningar underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov
• Offentleglova § 23 forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønsforhandlingar/krav)
• Offentleglova § 25 dokument som gjelder tilsetting eller forfremjing.

Elevmapper   

Både elevar og føresette har rett til innsyn i kva skulen har registrert om dei og korleis personopplysningane er sikra. Dette er heimla i personopplysningslova § 18 (2) bokstav a).

Kva for opplysningar som er unnateke frå innsyn går fram av personopplysningslova § 23

Korleis etterspurd informasjon vert gitt går fram av personopplysningslova § 24. Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn, sjå over under partsinnsyn.

(Sjå Verjemålslova)

Pasientmapper

Krav om innsyn i pasientmappe handsamast etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1, sjå helsepersonellova § 41.

Klientmapper

Part som ber om innsyn i eigen klientmappe vert handsama etter reglane om innsyn i forvaltningslova, jfr over om partsinnsyn.

Innsyn i fysisk saksmappe skjer i Midt-Telemark kommune sine lokaler.

(Dette gjeld uavhengig av om det er klienten sjølv som ynskje innsyn eller klientens advokat / fullmektig.

Eventuelt kan kontoret sende ei dokumentliste kor klienten kan krysse av for kva dokument ho/han vil ha kopi av.

Identifikasjon

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journal identifisera den saka eller dei dokument vedkommande vil ha innsyn i.

Sakshandsaming

Avgjersle om innsyn vert handsama av sentralarkivet v/arkivleiar snarast mogeleg, og normalt innan 3 arbeidsdagar. Arkivleiar tar kontakt med sakshandsamar for gjeldande sak for handsaming av krav om innsyn.. Arkivleiar i samarbeid med sakshandsamar, er ansvarleg for at krav om innsyn vert svara på etter gjeldande lovverk. Dersom det vert gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Det skal verta orientert om klagetilgang og klagefrist.

Mal i WebSak vert brukt til svaret.

Personar som søkjer om innsyn på vegne av ein anna, skal det følgje med skriftleg fullmakt.

(Det er viktig å kontrollere kven fullmakta gjeld for, og at fullmakta omfattar etterspurte opplysningar.)

Eit eventuell skriftlig krav om innsyn og svaret på kravet er arkivverdige dokument som skal journalførast.

Krav om innsyn som vert levert direkte til sakshandsamar skal straks vidaresendast til sentralarkiv for journalføring.

Ekspedering

Dokument som det er bedt om å få innsyn i skal ekspederast av arkivleiar. Arkivleiar registrerer sitt svar i sak og arkivsystemet WebSak. Dersom dokument vert sladda, skal den sladda versjonen verta lagd med som vedlegg. Kopi av svarbrevet skal alltid sendast til sakshandsamar.

Tidsaspekt

Arkivleiar skal svare på innsynskrav  snarast mogeleg, og normalt innan tre dagar.

Innsynskrav som ikkje er svart på innan 5 arbeidsdagar etter at kravet er mottatt, kan nemlig reknast som avslått (offentligloven § 32 (2) ).Forseinkingar skal vera grunngjeven og det skal vera eit unntak at det går utover 5 dagar.