|
Arkivarar som skal avslutta saker finn desse elektronisk i korga "Saker til avslutting" på arbeidsbordet i Websak. Arkivarane skal gjera fylgjande før avslutting av saker:
- Søk opp aktuell sak i korga "Saker til avslutting" i Websak
- Finn fram saka fysisk frå arkivet
- Sjekk at alle dokument er fysisk i mappa, og at alle dokument er skanna i systemet.
- Før arkivlegging skal arkivmappa reinskast, og konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l. skal fjernast frå mappa. Er det viktig dokumentasjon på gule lappar, skal desse leggast som merknad til sak. Arkivet kontrollerer at alle saksdokument er på plass før saka blir arkivlagt.
- Alle bindersar, plastlommer, etc. skal takast ut av saka.
- Alle restansar må vera besvart/avskrive. Om det ikkje er gjort, så skal saka attende til sakshandsamar for at vedkommande skal gjera
- Sjekk at vedtaksoppfølging på sakspapir er sett i status 60 om saka har vore til handsaming. Ved andre kodar skal saka attende til sakshandsamar for sjekk av dette.
- Er det andre spørsmål før ein kan avslutta saka, ta kontakt med sakshandsamar før avslutting av saka.
Rutine for avslutting av saker fysisk og elektronisk:
- Skift status på saka frå B til A i Websak
- Det skal skrivast ut inntil 4 lister som skal ligga fremst i saka.
- Dokumentliste - Liste over dokument i arkivsaka/saksmappa
- Kopier sakstittel, og lim det inn i tittellinga i liste over dokument i arkivsak
- Skriv ut lista
- Journaloversikt - Liste over journalpostar i arkivsaka/saksmappa
- Merknader - Alle merknader i saka (ikkje alle saker har merknader, treng då ikkje skrive ut liste).
- Behandling - All handsaming politisk/delegert i saka (Ikkje alle saker har handsaming, treng då ikkje skrive ut liste).
- Før på A øverst til høgre på den fysiske saksmappa
- Skriv "Avslutta sak dd.mm.åååå og signatur på mappa.
- Legg mappa attende til arkivet.
|
|