|
Då ein tok i bruk elektronisk arkiv- og sakshandsamingsprogram har sakshandsamar fått eit større ansvar for at den daglege arkivdanninga fungerar som den skal. Sakshandsamar sine viktigste rutinar er: Korger på arbeidsbordet:
- Sjekk kvar dag om du har fått ny post. (innboks/restanse/kopi)
- Ha alltid oversikt over kva journalpostar du ikkje har svart på.(Eigne restansar)
- Ha alltid oversikt over kva dokument du har starta å skrive på, men som ikkje er ferdige.(Dokument under arbeid)
- (Søk jamleg etter dokument med forfallsdato).Førebels ikkje i bruk.
Når ein har fått ny post - Restanse:
- Sjekk at du er rett sakshandsamar.
- Sjekk at dokumentet er ført på rett sak.
- Sjekk sak- og journalposttittel.
- Sjekk ordningsverdi.
- Vurder om dokumentet skal vera unnateke offentlegheit.
- Vurder meiroffentlegheit.
Hvis dokumentet skal vera unnateke offentlegheit:
- Før på rett tilgangskode og heimel.
- Skjerm eventuelle ord i journalposttittelen.
- Skjerm eventuell avsendar/mottakar.
- Skjerm eventuell klassering.
- Det er sakshandsamar som er ansvarleg for å offentlegheitsvurdera sine dokument.
- Ikkje send sensitiv informasjon på e-post.
Hugs og:
- Det er ikkje høve til å starta sakshandsaming før dokumentet er journalført. All sakshandsaming skal skje i heradet sitt sak-/arkivsystem Websak eller i avdelinga sitt fagsystem.
- Journalverdig e-post, som er sendt direkte til sakshandsamar skal importerast i Websak. Sjå: rutine for importering av e.post.
- Ha alltid fokus på kva som er journalverdig
|