|
Saksopplysnngar som sakshandsamar mottek på medium som sak-/arkivsystemet i utgangspunktet ikkje kan handsama (dvs. alle medier med unntak av papirbaserte brev, e-post og elektronisk tilgjengelege dokument), skal registrerast og dokumenterast i WebSak. Døme på slike media er:
- Telefon
- sms/mms
- chat over internett
- personleg frammøte
- andre henvendingar
Fylgjande rutinar gjeld for registrering/dokumentasjon av saksopplysingar motteke på desse media: Dersom opplysingane ikkje høyrer til ei eksisterande sak, men er å tolka som fyrste dokument i ei ny sak, skal sakshandsamar be om å få dette skriftleg pr. brev eller e-post. Dersom opplysingane høyrer til ei eksisterande sak, og er som tilleggsopplysingar til eit allereie registrert dokument, skal sakshandsamar søkje fram det aktuelle dokumentet og notera tilleggsopplysingane som ein merknad til dokumentet. Det skal koma fram i merknaden korleis tilleggsopplysingane er gjort kjent for sakshandsamar. Dersom opplysingane høyrer til ei eksisterande sak og er å sjå på som eit nytt dokument i saka, er det viktig at registreringa vert gjort på ein måte som gjer at opplysingane får sin eigen journalpost i WebSak. Sakshandsamar skal då oppretta eit internt notat. Dersom opplysingane krev oppfølging vel ein dokumenttype N for notat med oppfølging. Sakshandsamar skal før ferdigstilling få stadfesta at oppplysingane er rette. |