|
I hovudsak er det arkivet som opprettar saker, men i enkelte høve kan/må sakshandsamar oppretta saka sjølv. Dersom sakshandsamar skal registrera eit dokument som er det første dokumentet i ein sak, må det opprettast ei ny sak i WebSak. Sakshandsamar kan sjølv gjere dette, og skal då fylla ut fylgjande saksopplysinger i systemet
- sakstype
- sakstittel
- arkivdel (dersom det er anna enn førehandsvalgt/default)
- klassering (arkivkode) der dette er kjent
- evt gradering
- tilgang (intern tilgang for andre sakshandsamarar)
Saksstatus skal være R (reservert). Når saka er oppretta med dei naudsynte opplysingene, skal sakshandsamar registrera journalposten, for så å knyta dokumentet til denne. Arkivtenesta skal ha beskjed gjennom flaggfunksjonen at det er oppretta sak, og Arkivtenesta kontrollerer registreringen og setter saksstatus til B (under behandling) samt opprettar ei fysisk mappe til saka. Sakshandsamar må vere spesielt nøye med at saka vert oppretta i rett arkivdel ( t.d. Saksarkivet, eigedomsarkivet, gardarkivet) for å unngå unødig meirarbeid for arkivtenesta. |