|
NKS arkivnøkler for kommunane og for fylkeskommunane Desse arkivnøkkelstandardane vart utvikla av Norske kommuners sentralforbund (no KS). Kommunenøklane hadde to fellesklassar 0-1, fylkeskommunenøkkelen tre 0-2. Felles for begge nøklane var at fellesklassane og dei resterande fagklassar på førhånd var spesifiserte og utbygde. Sjølv om nøklane er gått ut av produksjon og ikkje vert vedlikeholdt av KS, er det fleire kommunar og fylkeskommunar som brukar eigenreviderte utgåver av kommunenøklane. PRINSIPP FOR ORDNING OG OPPSTILLING
Emne som inndelingsprinsipp.
I sakarkivet vert alle dokument som omhandlar samme emne (sakområde) samla, slik at ein har samla oversikt over saker og dokument innanfor det enkelte sakområde. Utgangspunktet for arkiveringa er kva (sakområde) dokumenta handler om, ikkje kven det kom frå (korrespondansepartnar), eller kven det omhandlar (objekt). Den enkelte saksmappe skal vere komplett og innehalde så vel inn og utgående dokument, som interne notat som har betydning for saka. Det er arkivnøkkelen som gir oversikt over emnene og dermed oppsettet i det fysiske sakarkivet. Emnene har ein hierarkisk inndeling i overordna klassar med underordna hovedgrupper, grupper og eventuelt undergrupper. Arkivnøkkelen skal vere tilpassa den enkelte sitt behov, og klassar og grupper skal dekkje alle oppgåver og sakområder. Emnedisposisjonen skil mellom dei interne oppgåvene (administrasjon, drift og forvaltning) som vert samla i eigne klassar som vert kalla fellesklassar, og fagområda som vert kalla fagklassar. Prinsippet er at dersom eit dokument omhandlar ei sak som innanfor fellesklassar, skal det arkiveras på aktuelt emne i fellesklassedelen. DESIMALSYSTEMET SOM REKKEORDNING
Rekkeordningen i alle arkivnøklar er desimalsystemet si tideling (10 = deci) frå 0 til 9. Sakområda på øverste nivå er dermed delt i ti klassar. Kvar klasse er delt i ti hovedgrupper, og kvar hovedgruppe i 10 grupper, osv. Alle hovedgrupper og grupper tilhøyrer det overordna klassenivå:
| Klasser:
|
0
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
| Hovedgrupper:
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
| Grupper:
|
150
|
151
|
152
|
153
|
154
|
155
|
156
|
157
|
158
|
159
|
| Undergrupper:
|
151 0
|
151 1
|
151 2
|
151 3
|
151 4
|
151 5
|
151 6
|
151 7
|
151 8
|
151 9
|
Eksempel: 354= klasse 3, hovedgruppe 5, gruppe 4 Den konkrete oppstillingsplan for sakarkivet vil dermed gå fram av den aktuelle arkivnøkkelen som vert brukt, for at den fysiske oppstillinga skal verta best mogeleg. |