| ID
|
Rolle
|
Aktivitet
|
Beskrivelse
|
| 1B
|
Bestiller
|
Sender bestilling
|
Saksbehandlere i Lørenskog kommune sender bestillinger i Pure Service eller som oppgave i Websak. Se sjekkliste for bestillinger.
|
| 1A
|
Arkivkonsulent
|
Mottar og vurderer bestilling
|
- Inneholder bestillingen tilstrekkelig opplysninger til å finne saksdokumentene, eller må det etterspørres mer informasjon fra bestiller
- Er det en enkel eller kompleks bestilling (f.eks. som omfatter flere arkivdeler eller på annen måte tilsier at det må letes flere steder)
- Er det en enkel eller omfangsrik bestilling (f.eks. som omfatter et sakstema på tvers av saker)
|
| 2A
|
Arkivkonsulent
|
Bekrefter bestilling
|
Sender skriftlig bekreftelse på at bestillingen er mottatt. Ber ev. om utfyllende opplysninger. Om det allerede nå er klart at bestillingen vil ta mer enn fem virkedager gis det beskjed om det i samme melding. Bekreftelse/melding går som en oppgave i Websak.
|
| 3A
|
Arkivkonsulent
|
Søker etter saksdokumenter
|
Planlegger søket/letingen ut fra opplysninger fra bestiller. Leting etter saksdokumentene starter der det er relevant ut fra bestillingen.
|
| 4A
|
Arkivkonsulent
|
Sender melding om at saksdokumentene ikke finnes
|
I noen tilfeller finnes ikke saksdokumentene lenger. Bestiller skal ha beskjed så snart det er klart at det er usannsynlig at dokumentene er å finne i arkivet. Melding sendes som oppgave i Websak.
|
| 4B
|
Bestiller
|
Mottar melding om at saksdokumentene ikke finnes
|
Mottar oppgave i Websak.
|
| 5A
|
Arkivkonsulent
|
Sender melding om behandlingstid og forsendelsesmetode til den som har bestilt dokumentene
|
Melding om hvordan saksdokumentene sendes/leveres (se pkt 6) og når sendes som oppgave i Websak.
|
| 5B
|
Bestiller
|
Mottar melding om behandlingstid og forsendelsesmetode
|
Mottar oppgave i Websak med informasjon om hvordan dokumentene sendes/tilgjengeliggjøres og når
|
| 6a, b, c, d
|
Arkivkonsulent
|
Forbereder forsendelse
|
Saksdokumenter kan sendes/leveres til saksbehandler på ulike måter. Som hovedregel lånes ikke originaldokumentene ut. 6a Bestillinger fra barnevern skannes til sikker sone 6b Bestilte saksdokumenter skannes til riktig sak i Websak 6c Kopierte saksdokumenter klargjøres for internpost (ev klargjøres for henting) 6d Originale saksdokumenter klargjøres for internpost (ev klargjøres for henting)
|
| 7A
|
Arkivkonsulent
|
Sende saksdokumenter
|
Arkivkonsulent sender saksdokumentene til bestiller.
|
| 8A
|
Arkivkonsulent
|
Registrere og følge opp utlån
|
Utlån av de originale saksdokumentene: Saksmappen/arkivboksen tas ut av plassen i arkivet og plasseres fysisk i utlånshyllen i fjernarkivet. Navn og org.enhet til bestiller, dato for bestilling og anslått dato for forventet retur, saksnummer og liste over dokumenter - noteres og oversikt plasseres i mappen/arkivboksen.
|
| 9A
|
Arkivkonsulent
|
Motta saksdokumenter i retur
|
Når saksdokumentene kommer i retur kontrollerer arkivkonsulenten at alle dokumentene er komplette iht. oversikt.
|
| 10A
|
Arkivkonsulent
|
Plassere saksdokumenter i arkiv
|
Saksdokumentene, saksmappen, arkivboksen plasseres tilbake i arkivet.
|
| 11A
|
Arkivkonsulent
|
Kvittere ut utført bestilling
|
Kvitteres ut/lukkes i Websak Dersom Pure Service er brukt, kvitteres ut/lukkes i Pure Service
|