1. Lese postlister, kvalitetssikre5 virkedager etter journalføring skal informasjon om alle registrerte inngående og utgående dokumenter (journalposter) publiseres på postlisten på kommunens hjemmeside. Før publisering tar dokumentsenteret ut og kontrollerer postlister for hele kommunen. Alle journalposter på postlisten kvalitetssikres iht. en egen sjekkliste. Det legges særlig vekt på om krav som stilles i lov og forskrifter, samt personvern, er ivaretatt. I tillegg kontrolleres det om skriveregler er fulgt, for å sikre gjenfinning i ettertid. Ved avvik korrigeres enten registreringen, eller returneres til saksbehandler/virksomhet ved større avvik. Postlistene leses av to arkivkonsulenter, slik at kontrollen utføres to ganger. 2. Publisere postlister på kommunens hjemmesideNår kontroll av postlistene er utført, publiseres de fra sak-/arkivsystemet Websak til postlista på kommunens hjemmeside. Det utføres også en etterkontroll/grovsjekk ved at en arkivkonsulent går raskt gjennom postlista som er publisert på kommunens hjemmeside. |