|
Innledning Utgående arbeidsavtaler Fullførte (signerte) signeringsoppdrag Avbrutte (ikke signerte) signeringsoppdrag Skjema for tuberkulose/MRSA/bil i tjenesten
Innledning Denne rutinen beskriver hvordan dokumentsenteret/arkivkonsulenter skal behandle og journalføre arbeidsavtaler som er sendt til elektronisk signering. Rutinen gjelder for både utgående og inngående avtaler Avtalene som er sendt ut til signering kommer tilbake som signert eller avslått, og vil automatisk legge seg i personalmappen som ny inngående journalpost. Dokumentsenteret fanger opp disse avtalene i egne kurver, fordelt på «fullførte signeringsoppdrag» og «avslåtte (avbrutte) signeringsoppdrag»
Utgående arbeidsavtaler Sjekkliste
- Status
- Historikk
- Mottaker/lagret i rett personalmappe
- Godkjenning/dokumentet
- Journalpost- og dokumenttittel
1. Status De aller fleste avtalen har status E, men noen avtaler kan ha status R. Har journalposten status R, så sjekk historikken – står det «signeringsoppdrag laget» – kan journalposten settes i J. 2. Historikk «Signeringsoppdrag laget» betyr at avtalen er sendt til signering. 3. Mottaker Mottaker skal ha personnummer – man får ikke sendt til godkjenning uten personnummer Sjekk om mottakeren samsvarer med navn på personalmappen, og at det er opprettet i riktig sak. 4. Godkjenning Dokumentet trenger ikke ytterligere godkjenning i Websak da det allerede er godkjent elektronisk i Visma. Sjekk selve tekstdokumentet, som skal ha status «til overføring» 5. Journalpost- og dokumenttittel Journalposttittel og dokumenttittel skal samsvare med tittelen på det fysiske dokumentet, jfr følgende skriveregler: Fast tilsetting Tittellinje 1: Avtale om fast tilsetting – «stillingsbetegnelse» Tittellinje 2: Arbeidssted – ev. startdato Midlertidig tilsetting Tittellinje 1 : Avtale om midlertidig tilsetting – «stillingsbetegnelse» Tittelinje 2: Arbeidssted – periode for avtalen Endring i arbeidsforhold (endringsmelding) Tittellinje 1: Avtale om endring av arbeidsforhold – «beskrivelse av endring» Tittellnje 2: Arbeidssted – dato/periode for endring Intensjonsavtale Tittellinje 1: Intensjonsavtale – «stillingsbetegnelse» Tittellinje 2: Arbeidssted – periode for avtalen Oppdragsavtale: (disse er foreløpig ikke med i signeringsløsningen) Tittellinje 1: Oppdragsavtale – «type oppdrag» Tittellinje 2: Periode for avtalen
Fullførte (signerte) signeringsoppdragSjekk at avtalen er registrert i riktig sak Signerte avtaler fordeles til:
- LØN som admenhet, åpen på saksbehandler
- kopi til nærmeste leder – ved tvil sjekk avtalen
- kopi til saksbehandleren som har sendt ut avtalen
Avbrutte (ikke signerte) signeringsoppdragAvbrutte avtaler kan ha 3 forskjellige avvisningstyper. Expired, rejected og reserved. Hvilken type avvisning fremkommer av dokumentet, med følgende tekst: Kvittering avbrutt oppdrag SignSessionId : c4cfd328-885a-4cf2-8c7d-97040baaad06 Journalpost id: 2018051168 Signatar: Her er fødselsnummer fylt ut - Status: EXPIRED/REJECTED/RESERVED 1. Expired – betyr at avtalen ikke er signert innen fristen. Teksten «signeringsfrist utløpt» påføres i tittelfeltet, og fordeles til saksbehandler som har sendt ut avtalen. 2. Rejected – betyr at mottaker selv har valgt å avvise tilbudet. Det blir ikke påført noe ekstra tekst i tittelfeltet, fordeles til saksbehandler som har sendt ut avtalen. 3. Reserved – betyr at mottakeren har reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige. Teksten «reservert mot digital signatur» påføres i tittelfeltet og fordeles til saksbehandler som har sendt ut avtalen.
Skjema for tuberkulose/MRSA/bil i tjenestenDisse skjemaene importeres til personalmappen fra skjemamottaket. Fordeles til nærmeste leder med kopi til saksbehandler. |