FormålFormålet med rutinen er å sikre at arbeidsavtaler og endringer til arbeidsavtaler som kommer inn på papir blir journalført riktig i kommunens sak-/arkivsystem. Omfang/virkeområdeRuinen gjelder skanning og journalføring av alle signerte arbeidsavtaler som kommer inn til dokumentsenteret på papir. Med arbeidsavtaler menes også endringsmeldinger, intensjons- og oppdragsavtaler. AnsvarLeder av dokumentsenteret er ansvarlig for at rutinen blir fulgt. Arkivkonsulenter er ansvarlige for å skanne, opprette saksmapper og journalføre iht. rutinen. Personalmappe Journalføring av arbeidsavtaler Intensjonsavtaler Endringsmeldinger Oppdragsavtaler Politiattester
PersonalmappeGjør et søk, både i Fokus og historisk base, for å se om den ansatte har personalmappe fra før. Det er en fordel å søke både på den ansattes navn og fødselsdato. Hvis man ikke finner personalmappe etter å ha søkt på alle kriterier, går vi ut fra at den ansatte ikke har mappe fra før, hverken i historisk base eller i Fokus. Det må da opprettes ny sak: Bruk malsak for ansettelsesforhold (velg ny sak – ansettelsesforhold) Tabellen under viser opplysninger som skal ligge i saken. Forhåndsutfylte opplysninger fra malsaken er markert i kursiv. Disse skal ikke endres. Saksopplysninger som skal fylles inn av den som oppretter saken er markert i fet skrift.
| Sakstype:
|
Pers - Ny sak – Ansettelsesforhold
|
| Sakstittel:
|
Ansettelsesforhold
|
| Tittel2:
|
Fornavn Etternavn
|
| Admenhet
|
Enheten den ansatte jobber i
|
| Saksansv:
|
Nærmeste leder– (for skoler og SFO er nærmeste leder rektor)
|
| Gradering:
|
P 3 Unntatt offentlighet Offl. §13 jfr Forv.l §13
|
| Klassering:
|
PNR: Fødselsnummer (11 siffer) og navn: Fornavn Etternavn
|
Hvis den ansatte har personalmappe i historisk base, må det opprettes ny mappe i Fokus. Opprettelse av ny mappe følger beskrivelsen over, men må i tillegg kryssereferes til sak i historisk base og omvendt.
| Kryssreferanse:
|
|
I Fokus
(på tittellinje2, etter navn)
|
WebSak Historisk XX/xxxx (saksnummeret fra historisk)
|
|
I Historisk
(på tittellinje2, etter ansattnr og navn)
|
WebSak FOKUS XX/xxxx (saksnummer fra Fokus)
|
Journalføring av arbeidsavtaler
| Dok.type:
|
I
|
| Avs/mot:
|
Den ansatte (husk å fylle inn så fullstendig som mulig navn og adresse – søk i folkeregisteret
|
| Tittel:
|
Avtale om midlertidig/fast tilsetting – stillingsbetegnelse
|
| Tittel2:
|
arbeidssted – startdato (evt. periode)
|
| Saksansv:
|
nærmeste leder
|
| Beh.type:
|
X (ingen oppfølging)
|
Det som er gammelt (eldre enn 3 mnd) brukes beh.type v. Dokumentet taes te med følgende merknad: Registrert av lønn + dato og initialer fra stempelet til lønn Taushetserklæringer, egenerklæring om tuberkulose /mrsa, registreres som vedlegg til arbeidsavtalen og navngis korrekt. Andre vedlegg kan være ansiennitetsberegning, attester/vitnemål/kurs- og kompetansebevis. Attester/vitnemål/kurs- og kompetansebevis skannes samlet inn som ett vedlegg
IntensjonsavtalerIntensjonsavtaler gjelder blant annet for vikarer som benyttes på timebasis. Intensjonsavtaler har en begrenset varighet.
| Dok.type:
|
I – inngående dokument
|
| Avs/mot:
|
Den ansatte (husk å fylle inn så fullstendig som mulig navn og adresse) –
|
| Tittel:
|
Intensjonsavtale – stilingsbetegnelse
|
| Tittel2:
|
arbeidssted – periode for avtalen
|
| Saksansv:
|
nærmeste leder
|
| Beh.type:
|
X (ingen oppfølging)
|
Det som er gammelt (eldre enn 3 mnd) beh.type v, taes te med følgende merknad: Registrert av lønn + dato og initialer fra stempelet til lønn Taushetserklæringer, egenerklæring om tuberkulose /mrsa, registreres som vedlegg til arbeidsavtalen og navngis korrekt. Andre vedlegg kan være ansiennitetsberegning, attester/vitnemål/kurs- og kompetansebevis. Attester/vitnemål/kurs- og kompetansebevis skannes samlet inn som ett vedlegg
EndringsmeldingerEndringsmeldinger gjelder endringer i eksisterende arbeidsforhold, altså for de som allerede er ansatt, og journalføres på følgende måte:
| Dok.type:
|
N
|
| Avsender:
|
Fra nærmeste leder
|
| Mottaker:
|
Lønn
|
| Tittel:
|
Avtale om endring av arbeidsforhold – beskrivelse av endring (forlengelse/stillingsprosentendring/lønn) – stillingsbetegnelse
|
| Tittel2:
|
arbeidssted – endringsdato (evt. periode)
|
| Beh.type:
|
X (ingen oppfølging)
|
Det som er gammelt (eldre enn 3 mnd) beh.type v, taes te med følgende merknad: Registrert av lønn + dato og initialer fra stempelet til lønn
OppdragsavtalerOppdragsavtaler gjelder blant annet for avlastere, forsterhjem, tolker og støttekontakt og skal skilles ut fra ordinær personalmappe og journalføres i egen saksmappe som heter oppdragstakerforhold. Om den ansatte ikke har mappe fra før, opprettes ny med bruk av malsak for oppdragstakerforhold.
| Velg - ny SAK – OPPDRAGSTAKERFORHOLD
|
| Sakstittel:
|
Oppdragstakerforhold
|
| Tittel2:
|
Fornavn Etternavn
|
| Admenhet
|
Enheten den ansatte jobber i
|
| Saksansv:
|
Nærmeste leder– (for skoler og SFO er nærmeste leder rektor)
|
| Gradering:
|
P 3 Unntatt offentlighet Offl. §13 jfr Forv.l §13
|
| Klassering:
|
PNR: Fødselsnummer (11 siffer) og navn: Fornavn Etternavn
|
Oppdragsavtalene journalføres slik:
| Dok.type:
|
I – inngående dok
|
| Avs/mot:
|
Den ansatte (husk å fylle inn så fullstendig som mulig navn og adresse)
|
| Tittel:
|
Oppdragsavtale – beskrivelse av oppdraget
|
| Tittel2:
|
Oppdragsdato (evt. periode)
|
| Saksansv:
|
nærmeste leder
|
| Beh.type:
|
X (ingen oppfølging)
|
Det som er gammelt (eldre enn 3 mnd) beh.type v, taes te med følgende merknad: Registrert av lønn + dato og initialer fra stempelet til lønn Taushetserklæringer (og evt andre vedlegg) registreres som vedlegg til avtalen.
PolitiattesterPolitiattester innhentet etter barnevernloven SKAL skannes inn som vedlegg til arbeidsavtalen, og papirversjonen oppbevares midlertidig i egen perm. Ved opphør av arbeidsforholdet skal attesten makuleres. Andre politiattester SKAL IKKE skannes inn, men det skal dokumenteres at en politiattest er mottatt og kontrollert og selve attesten makuleres. Det opprettes et x-notat for dette, og gjøres på følgende måte:
| Dok.type:
|
Nytt dokument X-notat – polititattester
|
| Avsender:
|
Fra den som legger inn attesten
|
| Mottaker:
|
Nærmeste leder
|
| Tittel:
|
Type (begrenset/ordinær/utvidet) politiattest – datert xxxx – innhentet etter «hvilken lov»
|
| Tittel2:
|
Mottatt og kontrollert – Ingen merknader
|
|