|
Rutinen skal sikre registrering, journalføring og gjenfinning av notater og ivareta krav til offentlighet. Notater registreres på saken for å sikre full historikk og etterrettelighet i saksbehandlingen. Det er viktig at interne eposter som er relevant for utfallet av saksbehandlingen registreres på saken som notat (se kapittel "Importere epost"). Lavangen kommune benytter notat til å dokumentere: Telefonsamtaler, interne møtereferater, intern epostkorrespondanse. Opprette notat i en sak for å sikre en komplett dokumentasjon av saksbehandlingen ved behov. Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende
| 1.
|
Finn saken hvor brevet skal skrives på en av følgende måter:
- Ved å hente saken fra en av kurvene i arbeidsbordet
- Ved å bruke generelle søkefunksjoner for å finne saken.
- Saksbehandler kan også selv opprette ny sak ved behov
|
SBH
|
| 2.
|
Dersom du ikke får tilgang til å opprette nye journalposter i saken kontakter du saksansvarlig for å få nødvendig tilgang.
|
SBH
|
| 3.
|
Opprett notatet ved å velge Nytt dokument på Fab-knappen og velg dokumenttypen X-notat eller N-notat (med intern mottaker). Registrer nødvendig registreringsinformasjon om notatet:
- Tittel
- Eventuelle mottaker(e) og kopimottakere.
- Eventuell skjerming og tilgangsgruppe.
Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov.
|
SBH
|
| 4.
|
Opprett journalpostens hoveddokument ved å velge riktig mal ev. standardtekst. Opprett eventuelle vedlegg til notatet.
|
SBH
|
| 5.
|
Hvis notatet ikke skal sendes til godkjenning klikker man på Ekspeder-knappen eller høyreklikker på journalposten og velger Ekspeder. Eventuelle mottakere får notatet i kurven Til behandling.
|
SBH
|
| 6.
|
Hvis notatet trenger å godkjennes sendes notatet til godkjenning av leder (se egen beskrivelse i kapittel "Sende til godkjenning". Journalstatus må være R når journalposten sendes til godkjenning.
|
SBH
|
| 7.
|
Når saksbehandler får melding om at notatet er godkjent skal notatet ferdigstilles ved å høyreklikke på journalposten og velge Ekspeder.
|
SBH
|
|