|
Rutinen skal sikre registrering, journalføring og gjenfinning av utgående journalposter og ivareta krav til offentlighet. Opprette brev til ekstern mottaker i de tilfeller det er saksbehandler selv som starter korrespondansen. Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende
-
|
Finn saken hvor brevet skal skrives på en av følgende måter:
- Ved å hente saken fra en av kurvene i arbeidsbordet
- Ved å bruke generelle søkefunksjoner i saksbehandlersystemet for å finne saken.
- Saksbehandler kan også selv opprette ny sak
|
SBH
|
-
|
Dersom du ikke får tilgang til å opprette nye journalposter i saken kontakter du saksansvarlig for å få nødvendige tilganger.
|
SBH
|
-
|
Opprett brevet ved å velge Nytt dokument på Fab-knappen og velg dokumenttypen Utgående brev. Registrer nødvendig informasjon:
- Tittel
-
Mottaker(e) og eventuelt kopimottakere
Gjør oppslag i eksternt register (Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund).
- Ev forfallsdato for egen oppfølging av journalposten
- Eventuell skjerming og tilgangsgruppe
- Eventuelle opplysninger som skal unntas fra offentlighet legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1 vil være synlig for alle.
Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov.
|
SBH
|
-
|
Opprett journalpostens hoveddokument ved å velge riktig mal og ev. standardtekst. Opprett også eventuelle vedlegg til brevet.
|
SBH
|
-
|
Send journalposten til godkjenning dersom leder skal godkjenne før utsendelse (se egen beskrivelse i kapittel "Sende til godkjenning". Journalstatus må være R når journalposten sendes til godkjenning.
|
SBH
|
-
|
Hvis journalposten ikke skal til godkjenning ekspederes brevet. Se beskrivelse av ekspederingsrutinen i kapittel "Ekspedere brev"
|
SBH
|
|