|
De som sender e-post til Lavangen kommune forventer gjerne rask respons. For beskjeder og meldinger som ikke skal journalføres, er dette uproblematisk. E-post henvendelser som regnes som arkivverdige saksdokumenter og skal journalføres, skal imidlertid ikke prioriteres annerledes enn annen post. Ved over 3 dagers fravær må "fraværsmelding" i e-postsystemet aktiveres slik at avsender varsles om at e-posten ikke behandles før man er tilbake. Fraværsmeldingen skal inneholde informasjon om hvor saksdokumenter kan sendes. (post@lavangen.kommune.no.) Man bør vurdere å sende e-post med foreløpig svar om at e-posten er mottatt og vil bli saksbehandlet på vanlig måte i kommunen. Fremgangsmåte: Saksbehandler skal selv importere (registrere) epost. Det er samme framgangsmåte for å importere epost fra Innboks (med tilhørende undermapper) som fra Sendte elementer. Ved import til saksbehandlingssystemet vil inngående epost få dokumenttype X og sendte elementer få dokumenttype U. Dokumenttype kan endres om det er ønskelig. Vi registrerer epost for å sikre gjenfinning av journalposter og ivareta krav til dokumentasjon og offentlighet. Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende
|
|
Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak+ for å finne aktuell sak. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) med mer.
|
|
-
|
Importer epost ved dra-og slipp inn eller åpne "Eksternt dokumentområde" og deretter mail.
|
SBH
|
-
|
Etter import skal følgende kontrolleres i registreringsbildet for den importerte eposten:
- Tittel - er den meningsbærende, ryddig?
- Forfallsdato – skal den endres?
-
Avsenders navn og referanse.
Gjør oppslag i eksternt register (Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund).
Vær spesielt oppmerksom på at epost som har blitt videresendt vil registreres med siste avsender av eposten i avsenderfeltet I mange tilfeller må dette korrigeres til opprinnelig avsender.
- Vurder eventuell skjerming.
- Eventuelle opplysninger som skal unntas fra offentligheten legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1 vil være synlig for alle.
Bekreft eventuelle endringer ved å klikke på Lagre.
|
SBH
|
-
|
Inngående epost blir tilgjengelig for videre oppfølging i kurvene Til behandling eller Forfall og følges opp som øvrige inngående journalposter.
|
SBH
|
|