Glemt Passord?

Besvare og avskrive mottatte journalposter med skriftlig svar

Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende 

  1.  

Mottatte journalposter med restanse hentes fra kurvene Til behandling eller Forfall. 

SBH 
  1.  

Velg menyen Behandle. 

SBH 
  1.  

Velg ett av følgende alternativer for å besvare journalpost. (Alternativene som er angitt i blå tekst vil fjerne restanse). 

  1. Avskrivning  

Benyttes for å knytte et allerede ferdigstilt svarbrev til journalpostene du skal behandle. Til dette benyttes avskrivningsmåten BU – Besvart med utgående brev. 

 

  1. Besvar og avskriv 

Benyttes for å opprette et svarbrev som skal avskrive restansen på journalpostene du skal behandle. Avskrivning bekreftes og restanse forsvinner når du ferdigstiller og ekspederer svarbrevet. 

 

Du kan besvare med utgående brev, utgående A-post eller delegert vedtak. 

 

  1. Foreløpig svar 

Benyttes for å opprette et foreløpig svar på journalpostene du skal behandle. Det foreløpige svarbrevet fjerner ikke restansen, men når det ferdigstilles og ekspederes vil det framgå i systemet at foreløpig svar er sendt. 

 

  1. Besvar uten å avskrive 

Er en ren svarfunksjon som ikke avskriver restanse, men som kopierer avsenders adresseopplysninger som mottakerinformasjon på svarbrevet. 

Resultat av valgene 2,3 eller 4: 

Journalpost for svarbrevet blir opprettet. 

SBH 
  1.  

Registrer nødvendig registreringsinformasjon om svarbrevet: 

  • Tittel 
  • Mottaker(e) og eventuelt kopimottakere 
    Gjør oppslag i eksternt register (Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund). 
  • Forfallsdato for egen oppfølging av journalposten 
  • Eventuell skjerming og tilgangsgruppe 
  • Eventuelle opplysninger som skal unntas fra offentlighet legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1 vil være synlig for alle. 

Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov.  

SBH 
  1.  

Opprett journalpostens hoveddokument ved å velge riktig mal ev. standardbrev.  Opprett også eventuelle vedlegg til brevet. 

SBH 
  1.  

Send journalposten til godkjenning dersom leder skal godkjenne før utsendelse (se egen beskrivelse i kapittel"Sende til godkjenning". Journalstatus må være R når journalposten sendes til godkjenning. 
 

SBH 
  1.  

Hvis journalposten ikke skal til godkjenning ekspederes brevet. 

Se beskrivelse av ekspederingsrutinen i kapittel "Ekspedere brev." 

SBH 

 

Når avskrivning er bekreftet vil det ikke lenger være restanse på journalposten, noe som medfører at journalposten ikke lenger vises i kurvene Til behandling eller Forfall.