|
Det er viktig å dokumentere sammenheng og knytning mellom dokumenter og tilhørende svardokumenter slik at denne informasjonen enkelt kan gjenfinnes i det elektroniske arkivet. Denne rutinen skal bidra til at journalposter med restanse avskrives korrekt og sikrer denne informasjonen. Rutinen skal også sikre registrering, journalføring og gjenfinning av utgående journalposter og ivareta krav til offentlighet. Saksbehandler er ansvarlig for at journalposter med restanse følges opp og avskrives. Det kan være knyttet krav om oppfølging (restanse) til dokumenttypene I, N og U og disse journalpostene vil ikke kunne slettes fra brukerens kurver hvis de ikke avskrives daglig/ved behov. INNGÅENDE DOKUMENTER: All inngående arkivverdig post (skannede dokumenter og mail) journalføres av arkivtjenesten og saksbehandler. Status M (midlertidig journalført av arkivet): På inngående journalposter kan registreringsopplysninger redigeres når journalstatus er M (eller S) (Gjelder skannede dokumenter og tilknyttede filer mottatt elektronisk) Status S (midlertidig journalført av saksbehandler): På inngående journalposter kan registreringsopplysninger redigeres når journalstatus er S (eller M) (Gjelder skannede dokumenter og tilknyttede filer mottatt elektronisk) I alle andre journalstatuser er journalpostene låst for redigering. Gradering (avskjerming), merknader og noen oppgavetyper kan likevel påføres. Arkivtjenesten kjører rapport på journalposter i status M og S.
- Dokument kvalitetssikres i forhold til lesbarhet og at alle sider og vedlegg er tilknyttet. Status endres deretter fra M til J (journalført) og fra S til J(journalført)
UTGÅENDE DOKUMENTER: Saksbehandler produserer utgående dokumenter i sak/arkivsystem. Journalposten har status R (reservert) mens saksbehandler jobber på den. Når dokument og eventuelle vedlegg er ferdige og sendes/mailes endres statusen seg til E (ekspedert). |