Denne rutinen gjelder all behandling av innsyn i byggesaker, uavhengig av hvilken kanal bestillingen kommer i.
Bestillinger av innsyn i byggesaksdokumenter behandles av arkivkonsulenter i dokumentsenteret i samarbeid med saksbehandler. Innsyn kan gis helt, delvis eller avslås dersom det er hjemmel for å avslå innsyn. Alle innsynsbegjæringer skal avgjøres ”uten ugrunnet opphold”. Dette betyr i praksis så snart som mulig, men senest innen tre dager.
Hver aktivitet i flytskjema har en ID (et tall) og er beskrevet nærmere i tabellen under.
| Aktivitet
|
Utføres av
|
Beskrivelse
|
| 1
|
Bestiller
|
Bestiller trykker på link tilhørende sak på kommunens postliste og fyller ut bestilling og sender inn
|
| 2
|
Bestiller
|
Bestiller sender bestilling på innsyn til postmottak@lorenskog.kommune.no
|
| 3
|
Bestiller
|
Bestiller fyller ut skjema for innsynsbestilling og sender inn
|
| 4
|
Arkivkonsulent
|
Arkivkonsulent mottar innsynsbestillingen
|
| 5
|
Arkivkonsulent
|
Arkivkonsulent journalfører sak inn i eksisterende sak når sak er åpen og har eksisterende saksbehandler i enheten
|
| 6
|
Arkivkonsulent
|
Arkivkonsulent journalfører sak inn i samlemappen for innsynsbestillinger
|
| 7
|
Arkivkonsulent
|
Arkivkonsulent vurderer om det er gradert informasjon i dokumentene, eller om det er behov for bistand fra fagenhetene/juridisk
|
| 8
|
Arkivkonsulent
|
Dokumentene er ikke graderte og innsyn besvares med utgående brev ekspedert via Websak
|
| 9
|
Arkivkonsulent
|
Dokumentene er gradert og det utarbeides et standardbrev med begrunnelse basert på hjemmel i lovverk og besvares med utgående brev ekspedert via Websak
|
| 10
|
Arkivkonsulent
|
Arkivkonsulent har behov for bistand og sender saken til fordelingskurv fagenhet med en kommentar om hva/hvorfor den videresendes som merknad i saken
|
| 11
|
Saksbehandler
|
Saksbehandler vurderer innsynsbestillingen
|
| 12
|
Saksbehandler
|
Saksbehandler gir helt eller delvis avslag på innsyn i saken, med begrunnelse og henvisning til hjemmel. Saksbehandler fordeler saken tilbake til dokumentsenteret.
|
| 13
|
Saksbehandler
|
Saksbehandler gir bistand til arkivkonsulent ved å kommentere og fordele tilbake til dokumentsenteret. Dette gjelder rutinemessige innsynsbestillinger, som det er hensiktsmessig at dokumentsenteret opparbeider seg kompetanse på. Saksbehandler skal vurdere om det er mest hensiktsmessig å:
- besvare bestiller først for å sikre rask saksbehandling (steg nr. 14), og deretter gi tilbakemelding til dokumentsenteret med overføring av kompetanse
- fordele saken tilbake til dokumentsenteret med kommentar og overlate til arkivkonsulent å besvare bestilling
|
| 14
|
Saksbehandler
|
Dokumentene er ikke graderte og innsyn besvares med utgående brev ekspedert via Websak.
|
| 15
|
Innsynsbestiller
|
Bestiller mottar svar på innsynsbestilling via e-post.
|