Fra 24. september 2018 publiseres alle byggesaksdokumenter som ikke er unntatt offentlighet på kommunens postliste på nett. Dette innebærer at arkivkonsulenter ved dokumentsenteret gjennomfører en offentlighetsvurdering av alle byggesaksdokumenter som kommer inn til kommunen før de journalføres og fordeles til saksbehandler.
Denne rutinen beskriver mottak og offentlighetsvurdering av byggesaksdokumenter. Hvert aktivitet i flytskjema har en ID (bokstav + tall) og er beskrevet nærmere i tabellen under.
| Aktivitet
|
Ansvarlig
|
Beskrivelse
|
| I1
|
Arkivkonsulent
|
Mottar skjema i skjemamottak
|
| I2
|
Saksbehandler
|
Mottar brev som leveres i hylle til dokumentsenter for skanning
|
| I3
|
Arkivkonsulent
|
Mottar papirpost som skannes inn
|
| I4
|
Saksbehandler
|
Mottar e-post som må legges inn i WebSak. Dersom postmottak står som mottaker, legges e-posten inn av postmottaket.
|
| I5
|
Arkivkonsulent
|
Åpner alle dokumenter i forsendelsen, offentlighetsvurderer og journalfører. Fordeles til Byggesakseksjonen slik at leder selv fordeler videre til riktig saksbehandler
|
| I6
|
Arkivkonsulent
|
Åpner alle dokumenter i forsendelsen, offentlighetsvurderer og journalfører. Fordeler til saksbehandler som er registrert på saken.
|
| I7
|
Leder Byggesakseksjonen
|
Fordeler sak til saksbehandler
|
| I8
|
Arkivkonsulent
|
Søker i DocuMaster om dokumenter tilhørende samme GBNR allerede finnes der, slik at saksbehandler skal kunne finne dem når de påbegynner behandling av sak.
|
| I9
|
Arkivkonsulent
|
Bestiller manglende dokumenter tilhørende samme GBNR hos IKAO slik at dokumenter ligger tilgjengelig når saksbehandler påbegynner behandling av sak. Disse blir ikke publisert.
|
| I10
|
Saksbehandler
|
Kontrollerer at data/opplysninger stemmer og at gradering er korrekt. Justerer ved behov. Informerer Dokumentsenteret ved større justeringer
|
| I11
|
Arkivkonsulent
|
Utfører kontroll av postliste før publisering på kommunens hjemmeside.
|
| I12
|
Arkivkonsulent
|
Kjører DRUM for å publisere postliste med dokumenter på kommunens hjemmeside.
|