| Arkivtenesta har ansvar for å: - motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post. - opprette nye arkivsaker i samband med journalføring. - kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt. - kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året. - kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv. - betjene utlån frå arkiv. - arkivere. - journalføre eigenproduserte dokument. Sakshandsamer har ansvar for å: - Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring. - Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak. - Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort. - All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.) - Avskrive inngående og interne dokument som er handsama. - Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering. - Gje melding til arkivtenesta om arkivsaker som kan avsluttast etter kvart som dei er ferdighandsama. Leiar har ansvar for å: - gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer. - vurdere gradering av arkiverte dokument. - sjå til at restanselister vert følgd opp. - bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
|