Glemt Passord?

E-post

Dokumentsenteret betjener hovedpostmottaket til kommunen:  

  • postmottak@lorenskog.kommune.no (kommunens offisielle e-postmottak) 

 

Som ved håndtering av papirpost, foretas en grovsortering og vurdering av innkomne e-poster. 

  1. Grovsortering av innhold, slette reklame/spam 
  2. Vurdere om e-poster skal journalføres eller videresendes  
    1. E-poster som vurderes som arkivuverdige, videresendes til rette virksomhet.  
    2. E-poster som skal journalføres av dokumentsenteret markeres fortløpende med fargekategori slik at man enkelt kan se hvilke som er under arbeid dersom man er flere om oppgaven. Hver arkivkonsulent har sin egen fargekategori. 
    3. E-poster som skal journalføres av andre virksomheter, videresendes virksomheten 

NB: dersom innholdet er av sensitiv karakter, skal ikke videresending per e-post benyttes men journalføres i egen overføringssak. 

Noen spesielle e-posttyper: 

Det er egne regler for hvordan følgende e-posttyper må håndteres ved lagring til sak/arkivsystemet:  

  • e-post som inneholder zip-fil 

    (zip-filen må pakkes ut før enkeltfilene registreres)

  • e-post i e-post 

    (den vedlagte e-posten må åpnes og arkiveres direkte fra "seg selv". E-post fungerer ikke som vedlegg i en journalpost. Hvis e-postsymbolet "en konvolutt" ligger som vedlegg er dette feil importert)

  • e-post med lenke til fildelingstjeneste 

    (fildelingstjenesten må åpnes og enkeltfilene må importeres.)

  • e-post med innsynsbestilling
    (se egen rutine for håndtering av innsynsbestillinger)

Etterarbeid: 

E-poster til postmottak@ som videresendes eller journalføres i sakarkivsystemet, har vi back-log på 6 måneder i Outlook. E-poster som er håndtert, flyttes over i undermapper til innboksen - hhv om de er "videresendt/besvart" eller "journalført".  

Ved mistanke om ondsinnet e-post 

  • Svar aldri på en falsk e-post 
  • Ikke klikk på lenker 
  • Aldri legg ved personlig informasjon 
  • Slett e-posten 
  • Hvis avsenderen er kjent, men e-posten har et tvilsomt innhold så bør den videresendes IT-avdelingen for en sjekk    

Postmottak utenom dokumentsenteret: 

E-post som mottas direkte av saksbehandler/virksomheter skal arkivvurderes av mottaker. Det er mottakers eget ansvar å registrere e-posten i sak-/arkivsystemet iht. til gjeldende rutiner. Er mottaker usikker på om e-posten skal registreres eller ikke kan dokumentsenteret kontaktes.