|
Papirpost/fysisk post mottas på rådhuset ca kl 08:00, og leveres av internbud. Poståpning gjennomføres normalt av 2 personer, og skal være ferdig innen kl 09:00. Grovsortering foretas, og post til virksomheter som skal ha post direkte fordeles rett i respektive hyller. Internpost, reklame, tidsskrift og andre trykksaker fordeles direkte til virksomhetene. Post som er feilsendt fra kommunen returneres til avsender/virksomhet av dokumentsenteret. Alle fakturaer skal åpnes, stemples og legges i posthyllen til regnskap Følgende skal normalt arkivbegrenses: (dvs holdes utenfor arkivet)
- Trykksaker og publisert materiale, f.eks. på internett.
- Brosjyrer, reklame- og informasjonsmateriell.
- Kurs- og seminartilbud
- Generelle invitasjoner
Post til følgende mottakere skal ikke åpnes, men fordeles direkte:
- Personlig adressert post
- Kemneren (legges i egen posthylle)
- PPK
- Barnevern
- Lørenskog kommunale pensjonskasse
- Alle kommunale foretak (KF)
- Post til virksomheter under helse og omsorg skal legges i egen internpost, all annen post ang. omsorg legges til tjenestetildeling
- Unntak:
- Boligkontoret
- Post fra offentlige instanser (Helsetilsynet, Pasient- og brukerombudet, Fylkesmannen, m.fl) åpnes av dagligarkivet og vurderes for journalføring (klagesaker)
- Post med uklar adressering
Post til journalføring: Arkivverdig post skilles ut i en egen bunke, hvor hvert brev datostemples. La evt merknader/gule lapper eller konvolutter med merknader ligge ved dokumentet. Dersom man er usikker på om et brev skal journalføres eller ei, legges det sammen med øvrig arkivverdig post og gjennomgås i fellesskap. Postmottak utenom dokumentsenteret: Post som blir levert direkte til virksomheter eller saksbehandler, skal arkivvurderes av mottaker og mottaker må besørge registrering i sak/arkivsystemet. Mottak av mistenkelige pakker/brev: Se beredskapsplan |