|
1. Posten blir henta på Bunnpris kvar dag ca kl 9 (måndag kl 9.30) jamfør liste 2. Posten blir sortert og aviser, tidsskrift o.l. vert lagt til den einskilde avdeling. Reklame til barnehagar og skulane vert lagt i posthyllene nederst i postskapet i 1. etg - servicetorget. 3. Overformynderiet ligg frå 01.09.13 under fylket og alle brev vert vidaresendt dit. Tidligare vart post til overformynderiet ikkje åpna, men stempla med poststempel på konvolutten og lagt i skuffa for ikkje off. permar. 4. Forliksrådet sin post og anna post til lensmannen vert omadressert uåpna til lensmannskontoret i Sula som er sakshandsamar frå 010106. 6. Post til PPT, legekontor, fagforeiningar og kunstlaget vert lagt uåpna til den einskilde. 7. Post til barnevern vert stempla og lagt uåpna i posthylla. Post til NAV Sula - sosial vert vidaresendt til NAV Sula. Posten til barnevernet og sosialavdelinga vert registrert og scanna av den einskilde avdelinga i ACOS Barnevern og ACOS Sosial. Begge systema er godkjende elektroniske system. Originalane vert oppbevart i permar på journalpostID og oppbevart i minimum 6 månader. 8. Posten vert åpna og stempla med dato. Faktura vert sortert ut og lagt til økonomiavdelinga. 9. Skattekort, sjukemeldingar, ferdig tilviste timelister vert lagt direkte i lønsavdelinga si hylle. 10. Post til fritidsklubben og musikkskulen vert lagt direkte i hylla deira i 2. etasje. 11.Arkivverdig post vert journalført og scanna i Acos Websak Fokus på eigna sak til den einskilde sakshandsamar, som eit elektronisk dokument. Originalar som er ikkje offentlege vert oppbevart i 6 månader i raude permar i låst arkivskap 3. etg. Originalar som tilhøyrer SKATT skal oppbevarast i blå permar i 6 mndr i låst arkivskap i 3. etg. Offentlege dokument vert oppbevart i svarte permar på arkivet i 3. etg. 12. Byggjesaker skal journalførast og scannast i Acos Websak. Frå 01.05.16 er byggesaker fullelektronisk. Saker oppretta før dette har rosa papirmapper, med påskrift av gnr. og bnr., tiltakshaver og arkivsaknr. Det er viktig at e-post som kjem i høve ei sak frå før 01.05.16, vert tatt ut på papir og lagt i den rosa mappa merka med ArkivsakID, dokumentnr. og journalpostID. Heile mappa vert levert fysisk til saksbehandlar på avdelinga. 13. Alle avtalar skal oppbevarast i papirversjon i dertil eigna permar for ulike avtalar, oppbevart på arkivet i rådhuset 3. etasje. (Avtalar: arbeidsavtalar, handelsavtalar, teiepliktskjema, garantiar, grunneigareklæringar, husleigeavtalar) Festekontrakter og skjøte vert oppbevart i safe i 4. etg. Alle desse får merknad på journalpost over kvar dei vert oppbevart. 14. Internpost Blir lagt i brune internkonvolutter og merka med dato og mottakar. Buda leverer til: Molvær senter, Molvær barnehage, Geilneset, Sloghaugvegen, apoteket, legekontoret, helsestasjonen, Sulatunet og NAV. Brune internkonvoluttar brukast og internt på rådhuset. 15. All utgåande post frå (ikkje internpost) rådhuset blir frankert på arkivet. Andre avdelingar syter for å få eigen post ut til Posten på Bunnpris. Dersom avdelingar utanom rådhuset får frankert brev på rådhuset, vert dette loggført og sendt rekning på ein gong pr. år. Definisjonar: Som arkivuverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten skal haldast separat frå arkivet. Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og anna post som inneheld vesentleg dokumentasjon. |