|
Gjelder for: Dokumentsenteret Utføres når: Daglig Midlertidig oppbevaring av papiroriginalNår et innkommet dokument er skannet inn og kvalitetskontrollert, kan papirversjonen normalt kasseres dersom det ikke finnes lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn som krever at papirversjonen bevares. Kommunen har fullelektroniske arkivdeler. Ferdig journalført post legges i dagspakker og i et eget skap for post til makulering. Det er lagt opp til følgende organisering i skapet:
- En mappe per dag i et papiromslag (dagspakke)
Intervall - daglig kontrollDaglig kontrolloppgave å makulere dagspakkene som har passert 6 måneder, dette er fordelt som en kontrolloppgave i dagsplanen. Oversikt over når man makulerer hvilken måned:
| Måned registrert
|
Måned – kan makuleres
|
| Januar
|
Juli
|
| Februar
|
August
|
| Mars
|
September
|
| April
|
Oktober
|
| Mai
|
November
|
| Juni
|
Desember
|
| Juli
|
Januar
|
| August
|
Februar
|
| September
|
Mars
|
| Oktober
|
April
|
| November
|
Mai
|
| Desember
|
Juni
|
Sjekkliste for makuleringFør dagspakkene makuleres skal de gjennomgåes og punkene nedenfor skal kvalitetssjekkes.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Dokumenter uten mottaksstempel
|
Søk i WebSak, sjekk at dokumentet er registrert
|
|
| Dokumenter uten påført saksnr
|
Søk i WebSak, sjekk at dokumentet er registrert
|
|
| Dato på mottaksstempel
|
Mappen som skal makuleres, er det riktig måned?
|
|
| Bevaringsvurdering
|
Oversikt over hvilke dokumenttyper som oppbevares i papirform
|
|
| «Tilhørighet»
|
Hører dokumentet til en virksomhet utenom rådhusmiljøet?
|
Videresendes rett virksomhet
|
| Hører dokumentet til en papirbasert arkivdel?
|
Arkiveres i papirarkiv
|
| Fjerne binders
|
|
|
|