Arkiver som ikke lenger er i daglig bruk skal leveres til dokumentsenteret slik at de kan ivaretas for fremtiden og ellers forvaltes på en forsvarlig måte. Dette gjelder både papirarkiver og elektronisk arkivmateriale, som for eksempel fagsystemer. Lørenskog kommune følger arkivverkets anbefalinger, les mer om Hvordan forberede overføring av papirarkiv til fjernarkiv på arkivverkets nettsider.
Dokumentsenteret har ansvar for arkivfaglige råd og veiledning.
Sektorene/enhetene som leverer arkivmaterialet har ansvar for å rydde og organisere materialet iht. krav fra dokumentsenteret og føre lister over materialet.
| ID
|
Rolle
|
Aktivitet
|
Beskrivelse
|
| 1
|
Sektor/fagenhet
|
Kontakte dokumentsenteret
|
Når en arkivserie ikke lenger er i daglig bruk, eller overgang fra papir til elektronisk arkiv, eller et elektronisk fagsystem skal erstattes av et annet fagsystem skal arkivene tas vare på iht. arkivfaglige prinsipper og sikres for ettertiden. Ta kontakt med dokumentsenteret som er fagenhet. Oppgi hva slags arkiv det er snakk om (fagområde; hvilken type dokumentasjon det inneholder; er arkivet papir, elektronisk eller begge deler; hvilke arkiver/systemer det etterfølger; hvilke arkiver systemer som erstatter det; andre relevante opplysninger)
|
| 2
|
Arkivkonsulent
|
Motta og vurdere henvendelse
|
Arkivkonsulent mottar og vurderer henvendelsen. Hva slags arkiv er det snakk om? Papir, elektronisk, begge deler? Trengs det flere opplysninger? Etterspør flere opplysninger dersom det er behov.
|
| 3
|
Arkivkonsulent
|
Organisere og gjennomføre veiledningsmøte
|
Arkivkonsulent forbereder, organiserer og gjennomfører veiledningsmøte med fagenheten. Formålet med møtet er å sette fagenheten i stand til å gjøre arkivet klart til oppbevaring. På møtet gjennomgås krav til ordning av arkivet, veiledninger og sjekklister. Videre fremdrift og behov for veiledning avtales.
|
| 4
|
Sektor/fagenhet
|
Sikre uttrekk/utskrifter
|
Utskrift og/eller uttrekk av alle protokoller, journaler og brevkopier m.m.
|
| 5
|
Sektor/fagenhet
|
Avslutte postlister og mapper iht. veiledning
|
Riksarkivets avleveringsliste (elektronisk). Dersom en papirmappe erstattes av et elektronisk system, legges det et dokument med referanse til saksnummeret i systemet som siste dokument i papirmappen.
|
| 6
|
Sektor/fagenhet
|
Ordne og listeføre arkivmaterialet iht. veiledning
|
Listeføre innhold i hvert arkivstykke (arkivboks) i mal fra dokumentsenteret og iht. veiledning fra dokumentsenteret.
|
| 7
|
Arkivkonsulent
|
Gjennomføre ev. uttrekk
|
Dersom det skal foretas et Noark-uttrekk av et fagsystem, skal arkivkonsulenten gjennomføre uttrekket. Vurdere om det trengs bistand fra leverandør av fagsystem.
|
| 8
|
Arkivkonsulent
|
Kvalitetssikre arkiv før overleverin.
|
Arkivkonsulenten gjennomgår materialet for å sikre at alt er ordnet slik det skal. Samtale, epost eller i møte.
|
| 9
|
Arkivkonsulent
|
Organisere og gjennomføre overleveringsmøte
|
Avtale tid og sted for levering til fjernarkiv/bortsettingsarkiv.
|
| 10
|
Arkivkonsulent
|
Plassere arkivmaterialet i depot eller fjernarkiv
|
Registrere arkivmaterialet elektronisk i ASTA og plassere det der det hører hjemme i fjernarkivet/depotet.
|